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Das große Unternehmer 1x1 Allgemeines
Aufbewahrungspichten und -fristen
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs.
1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen
sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten
Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des
Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Han-
delsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröff-
nungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Kon-
zernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder
abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
■ 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse
und so weiter sowie die Buchungsbelege,
■ 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von
„Handelsbriefen“) beziehungsweise deren Kopien auf-
zuheben.
Dass Unterlagen des Unternehmers nicht einfach vernichtet
werden können, müsste auch ohne gesetzliche Regelung
jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer trotz
positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der
Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich
auch das Finanzamt für diese Aufzeichnungen, um bei Be-
darf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob
Steuererklärungen korrekt abgegeben wurden. Und es sind
keinesfalls nur die Belege aus der Buchhaltung – Rech-
nungen, Quittungen, Kontoauszüge etc. – aufzubewahren,
sondern auch Geschäftsbriefe, Verträge und Ähnliches.
Die Aufbewahrungsfrist für dieses Material ist allerdings
begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich
wieder im Handelsgesetzbuch (HGB):
§ 257 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterla-
gen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jah-
resabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Kon-
zernlageberichte ...