timeCard 6 Bedienungsanleitung Zeiterfassung Zutrittskontrolle Personalverwaltung
timeCard 6 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Willkommen 1 Kapitel 2 Bevor Sie beginnen 3 2.1 Systemanforderungen .................................................................................................... 3 2.2 Netzwerk .................................................................................................... 5 2.3 Lizensierung .................................................................................................... 6 2.3.1 Lizenzm anager .......................................
Inhalt 4.1 Installation Software .................................................................................................... 67 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 Installation starten ......................................................................................................................................................... 68 Produktaktivierung ...................................................................................................................................................
timeCard 6 Datensicherung w iederherstellen .................................................................................................................................................. 124 Migrationsdaten importieren .................................................................................................................................................. 124 4.4.7 Archivverw altung ..................................................................................................................
Inhalt 4.5.16 4.5.17 4.5.18 4.5.19 4.5.20 4.5.21 Profilerkennungsregeln .................................................................................................................................................. erstellen 207 Beispiel: Profilerkennungsregeln .................................................................................................................................................. 208 Schichtplanung ...........................................................................
timeCard 6 4.6.3 Definition des ......................................................................................................................................................... Zutrittsprofils 266 ZuKo - Assistenten ausführen .................................................................................................................................................. 267 Zutrittsprofil für erfahrene .................................................................................................
Willkommen 1 Willkommen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, herzlichen Dank, dass Sie sich für das timeCard-System entschieden haben. timeCard besteht aus den folgenden Modulen: Zeiterfassung Zutrittskontrolle Personalverwaltung Diese Module arbeiten eigenständig oder in Kombination miteinander.
timeCard 6 Wir haben uns bemüht, die Bedienung der timeCard 6 Software so einfach wie möglich zu gestalten. Deshalb sind die in Windows- Programmen üblichen Befehle und Tastenkombinationen eingebaut. Weitere Bedienungshinweise zu den einzelnen Eingabemasken erhalten Sie in dieser Hilfedatei. Sie können diese Hilfe im Hauptmenü der Hauptmaske aufrufen.
Bevor Sie beginnen 2 Bevor Sie beginnen Die in dieser Dokumentation verwendeten Pfadangaben beziehen sich auf eine Standardinstallation und können von Ihrem System abweichen. Einige Pfade befinden sich in versteckten Verzeichnissen. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihre Systemadministration. Im folgenden Abschnitt finden Sie diese Informationen: Systemanforderungen Netzwerk 2.
timeCard 6 Client-Installation Planen Sie für die Client-Installation mindestens folgende freie Speicherplätze und Kapazitäten ein: Microsoft Windows 8.
Bevor Sie beginnen WAR fähiger Webserver beispielsweise Apache Tomcat Android Smartphone Version 4.03 oder höher iPhone ab iOS Version 6.1 oder höher. Bis max. iOS8 timeCard ServerInstallation bis Version 6.00.03 Java Version 7 oder höher Internetverbindung timeCard 6 App ab timeCard Version 6.00.04 Android Smartphone Version 4.03 oder höher iPhone ab iOS Version 8.
timeCard 6 \REINER_SCT. Portfreigaben für die Kommunikation Die Ports dürfen von keinem anderen Programm verwendet werden und müssen eindeutig definiert sein. Kommunikation zwischen Client und Server Port 5120/tcp (Default-Wert). Es wird das RMIProtokoll verwendet. Kommunikation zwischen Terminal und Server Server: Port 6001/tcp (Default-Wert) Folgende Ports sind variabel und Sie können Sie in der Datei tcportconfig.ini verändern. Die Datei liegt im Installationsverzeichnis.
Bevor Sie beginnen timeCard 6 Personalverwaltung timeCard 6 Zutrittskontrolle timeCard 6 Lohnbuchhaltung+ Updatelizenz* Version 3,4 auf Version 6 Updatelizenz* Version 5 auf Version 6 Erweiterung 5 Erweiterung 10 Erweiterung 25 Erweiterung 50 Erweiterung 100 Basislizenz 25 Erweiterung 25 Basislizenz 5 Erweiterung 5 Erweiterung 10 Erweiterung 25 Erweiterung 50 Erweiterung 100 Basislizenz 5 Erweiterung 5 Erweiterung 10 Erweiterung 25 Erweiterung 50 Erweiterung 100 Up
timeCard 6 * AUSNAHME UPDATELIZENZ Zeiterfassung: Wenn Sie eine Updatelizenz V3,4 auf V6 oder V5 auf V6 erworben haben, so benötigen Sie keine Basislizenz für die timeCard 6 Zeiterfassung. Dies Updatelizenz übernimmt alle bisherigen Mitarbeiterlizenzen. Zutrittskontrolle: Eine Basislizenz für die Zutrittskontrolle, falls Sie in einer älteren Version das Add-on besessen haben, ist (neben der Updatelizenz Zeiterfassung) unbedingt notwendig.
Bevor Sie beginnen Im folgenden Abschnitt finden Sie diese Informationen: Testlizenzen anfordern 2.3.1.1 9 Testlizenzen anfordern Sie haben die Möglichkeit online die timeCard-Software zu testen. Folgen Sie hierzu diesem Link: http://www.reiner-sct.com/produkte/zeiterfassung/demo-version.html Des weiteren gibt es zwei Möglichkeiten eine Testlizenz in Kombination mit einer Installation anzufordern. Sie können für jedes timeCard-Modul einmalig eine 30-Tage-Testversion aktivieren. 1.
timeCard 6 2. Vorgehensweise während der Installation von timeCard Sie haben die Möglichkeit Testlizenzen durch Starten der timeCard Installation anzufordern. Hierzu die timeCard Installations .exe starten. (siehe Installation starten folgen.
Hardware 3 Hardware Die timeCard-Software kann um Hardwarekomponenten erweitert werden und somit an Funktionalität gewinnen. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, welche Komponenten zum timeCard-Paket gehören, welche Merkmale diese haben und wie diese in das System eingebunden werden können. Wir empfehlen zuerst die Hardware zu aktivieren und diese danach in die Software einzubinden. 3.
timeCard 6 Es sind weitere Terminals von REINER SCT im Einsatz*: Terminal ZET-BBa CA: Identmittel arbeitet mit kontaktbehafteten Chipkarten als Terminal ZET-BBa RO: Basis EM 4102 als Identmittel arbeitet mit 125-kHz-RFID-Transpondern auf Terminal timeCard compact: arbeitet mit kontaktbehafteten Chipkarten als Identmittel Terminal timeCard compact + RFID 4102 als Identmittel arbeitet mit 125-kHz-RFID-Transpondern auf Basis EM * auf deren Beschreibung wird in dieser Version der Anleitung nicht eingega
Hardware Symbol Abbildun g Bezeichn ung Allgemeine Funktionen Funktionen in den einzelnen Menüs A Kommen* Korrektur der von dem System vorgeschlagenen Buchungsart - B Abwesenh Gehen mit selektierbarem eit mit Abwesenheitsgrund Grund Löschen der komplette Eingabe C Gehen* Korrektur der von System vorgeschlagenen Buchungsart Zeichenweise Löschen der kompletten Eingabe ? D Pfeiltaste oben Navigation nach oben Blättern im Menü (nach oben) ? E Pfeiltaste unten Navigation nach unten Blätte
timeCard 6 1. Wählen Sie Menü > Terminal > Datenübertragung zum Terminal. Folgender Dialog wird angezeigt. 2. Wählen Sie die Daten aus, die Sie übertragen möchten und klicken Sie Starten. Die Daten werden an das Terminal übertragen. Sie erhalten eine Nachricht, wenn die Übertragung abgeschlossen ist. Die Gerätefunktionen 1. Kommen/Gehen Buchung durchführen Sie haben folgende Optionen: o Halten Sie den Mitarbeiterausweis vor das Terminal, um die Buchung durchzuführen.
Hardware anzulegen, geben Sie im Nummernblock eine Projektnummer ein und Bestätigen Sie mit der OK-Taste. Das Projekt ist im Terminal angelegt. Projekte, die bereits angelegt sind, erscheinen bei Eingabe der jeweiligen Nummer auf dem Display. Mit der -Taste können Sie die einzelnen Ziffern eingegebener Nummern nacheinander löschen. Mit der -Taste löschen Sie die komplette Projektnummer. 5. Bestätigen Sie die Auswahl mit der OK-Taste > Tätigkeiten-Schlüssel 6.
timeCard 6 a) Stromlos schalten 1. Schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie das Steckernetzteil aus der Steckdose ziehen. 2. Warten Sie ca. 3 Sekunden, und drücken Sie die Taste, während Sie das Steckernetzteil wieder einstecken, bis das Terminal im Display das Device Menu anzeigt. b) Über das Web-Interface 47 Gerätemenü (Device Menu) Untermenü Shortcuts Erklärung MAC 3 Anzeige der MAC-Adresse Kernel-Version 4 Anzeige der Kernelversion Formatting 2 Formatieren des Terminals.
Hardware PIN (Verify PIN). PIN erneut eingeben und Eingabe zweimal mit der OK-Taste bestätigen. LAN Settings Untermenü Adresses Boot-IP Erklärung Hier verwalten Sie statische IP Einstellungen. Dieser Menüpunkt ist nur anwählbar, wenn beim Punkt Boot-IP die Einstellung Static-IP ausgewählt wurde. IP Einstellen der statischen IP mit Nummerntasten. Den Punkt mit der ? -Taste festlegen. Zur Übernahme der IP zweimal die OK-Taste drücken. Subnetmask Einstellen der Subnetmaske mit Nummerntasten.
timeCard 6 Ausführliche Schritte zur Einrichtung der Komponenten innerhalb dieses Menüs finden Sie unter Initialisierung 43 . Untermenü Erklärung Funktions-Modus Hier stellen Sie ein, ob Sie das Terminal im Standard-Modus (empfohlen) oder im Sondermodus 1 betreiben. Standard-Modus Empfohlene Modus, in dem Sie das Terminal für die Zeiterfassung bzw. Zutrittskontrolle betreiben. Sondermodus 1 In diesem Sondermodus nutzen Sie, das Terminal als Projektterminal.
Hardware Anzeige PIN-Verwaltung Mitarbeiternummer". Aus: Deaktiviert die Funktion "Buchen mit Mitarbeiternummer". Zur Übernahme der Option zweimal die OK-Taste drücken. Ein: Mitarbeiternummer wird im Klartext bei der Eingabe am Terminal angezeigt. Aus: Mitarbeiternummer wird bei Eingabe am Terminal mit Sternchen maskiert. Zur Übernahme der Option zweimal die OK-Taste drücken. Hier können Sie das timeCard Menü mit einem PIN-Schutz versehen. Die PIN darf max. 8 Stellen lang sein.
timeCard 6 Typ: grau- angelegtes aber inaktives Terminal. orange- Terminal im offline-Modus, rot- online Modus jedoch ist das Terminal über das Netzwerk nicht erreichbar. grün- online, erreichbar. COM: Modell: COM-Schnittstelle (timeCard select Terminal) Typenbezeichnung des Terminals. Im offline-Modus oder bei inaktiven Terminals erhalten sie die Anzeige "unbekannt".
Hardware Rechts (2) sehen Sie alle Module und aktuellen Versionsstand der Module. Wenn Sie den Haken alle Module updaten nicht setzen, werden nur die Module aktualisiert, die nicht auf den aktuellen Stand sind (gelbes Ausrufezeichen). Setzen Sie den Haken, dann werden alle Module upgedatet, auch die bereits auf einen aktuellen Stand sind (grüner Haken). Wir empfehlen die Terminals einzeln abzudaten.
timeCard 6 Aktuelle Gleitzeit (AG): Schätzung der aktuellen Gleitzeit, inklusive aller manuellen Buchungen des heutigen Tages. Dieser Wert berücksichtigt keine automatisch generierten Buchungen (z.B.
Hardware 3.1.2 timeCard select Terminal Das timeCard select Terminal ist eine mobile sowie lokale Lösung zur Zeiterfassung. Ideal an Orten ohne Netzwerkanbindung. Lananbindung ist mit einer separaten Ladestation (Dockingstation) möglich. Die Datenübertragung erfolgt über den USB-Anschluss oder über die SD-/Transportkarte. Das timeCard select Terminal bietet einen USB-Anschluss sowie ein OLED-Display. Die Tatstatur ist beleuchtet. Ein Li-Ion Akku ist integriert.
timeCard 6 A: C-Taste B: CLR-Taste C: @-Taste D: OK-Taste E: Pfeiltaste F: Pfeiltaste Softkeys 1: - An/ Aus – Taste 2: Gehen – Taste 3: Abwesenheits – Taste 4: Kommen – Taste Die Tasten 1-4 sind sogenannte Softkeys, die unterschiedliche Funktionen haben können. Symbole in der Statusleiste Sie Symbole oben im Display zeigen die Informationen des select Terminals an. Statusleiste Uhrzeit Netzkabel DS Ethernet Batterieanzeige blinkt Batterieanzeige Bedeutung Zeigt die aktuelle Uhrzeit an.
Hardware Alle Daten werden direkt über das Terminal in die Software übertragen. Der Abgleich findet in Echtzeit statt. Sie können in diesem Modus aktuelle Saldi im Display sehen. 2. Online Modus im Offline Betrieb: Das Terminal ist wie unter Punkt 1. beschrieben für den Online Modus eingerichtet. Das Terminal wechselt in den Offline Modus in Folge von Netzwerkunterbrechungen ( wie z. B. Herausnahme des Terminals aus der Dockingstation, Netzwerkprobleme, Entfernen des USB-Kabels).
timeCard 6 Die Gerätefunktion Kommen/Gehen Buchung durchführen Sie haben folgende Optionen: o Halten Sie den Mitarbeiterausweis vor das Terminal, um die Buchung durchzuführen. Wenn die vorgeschlagene Buchung nicht korrekt ist, dann drücken Sie Softkey 4 (Kommen-Buchung) oder Softkeys 3 (Gehen-Buchung) und wählen eine andere Buchungsart. o Geben Sie die Mitarbeiternummer am Terminal ein. Diese Funktion kann in der timeCardSoftware (Einstellungen) aktiviert werden.
Hardware 4. Bestätigen Sie die Auswahl mit der OK-Taste. Das Projektende wird gebucht. Abwesenheitsgründe buchen 1. Beim Vorhalten des Mitarbeiterausweises den Softkey 3 drücken. 2. Mit den ? und ? Tasten navigieren Sie durch die angelegten Abwesenheiten. 3. Bestätigen Sie die Auswahl mit der OK-Taste. Der Abwesenheitsgrund wird gebucht. Ausweis lesen Sie können sich die Ausweisnummer anzeigen lassen. 1. Drücken Sie die ? Pfeiltaste. Im Display erscheint der Text Ausweis lesen. 2.
timeCard 6 Auswahl. Im Netzbetrieb bedeutet, dass das Terminal direkt über die USB-Schnittstelle mit Strom versorgt wird. Im Batteriebetrieb bedeutet, dass das Terminal vom Stromnetz getrennt ist. Die Versorgung erfolgt ausschließlich über das integrierte Akku-Pack.
Hardware System 29
timeCard 6 Datum / Uhrzeit Datum und die Uhrzeit des Terminals einstellen. Wenn das Terminal direkt mit dem Server online verbunden ist, wird die Zeit automatisch eingestellt. Sprache Sprache des Terminals auswählen. Anzeige Kontrastwert des Display im Netzbetrieb bzw. im Batteriebetrieb auswählen. Mit den Softkeys 2 und 3 können Sie den Kontrastwert stufenlos einstellen. Tastatur/Beleuchtung Beleuchtungshelligkeit der Tastatur über die Softkeys 2 und 3 einstellen. Tastatur/Auto.
Hardware SmartCards Zugriff der einzelnen SmartCard-Slots ein- bzw. ausschalten. Slot1 - SIM-Karte auf der Rückseite links, mit der Zahl 1 nummeriert. Slot2 - SIM-Karte auf der Rückseite rechts, mit der Zahl 2 nummeriert. Slot3 - Vordere SmartCard-Schacht Slot4 - Hintere SmartCard-Schacht RFID-Feld - Internes RFID-Feld. Serielle Schnittstelle Zugriff zur seriellen Schnittstelle an der optionalen Dockingstation kann ein- bzw. ausgeschaltet werden.
timeCard 6 4. Über die Softkeys 2 und 3 können Sie durch das Menü navigieren. Mit dem Softkey 1 wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt. Mit dem Softkey 4 gelangen Sie zurück im Menü oder verlassen das Menü wieder. timeCard Menü-Baum Funktionsbeschreibungen Schlüsselverwaltung Terminalschlüssel vergeben, der für die sichere Kommunikation zwischen RFID-Chipkarten und Terminal notwendig ist. Außerdem legen Sie hier Mitarbeiterkarten und Adminkarten an.
Hardware Für Informationen zum Terminalschlüssel, siehe Terminalschlüssel 266 . Für Informationen zum Erststart, siehe Initialisieren der DESKomponenten 43 . Neuer Schlüssel Anlegen eines neuen Terminalschlüssels. Ausweis anlegen Mitarbeiterkarten mit dem Terminalschlüssel für die sichere Kommunikation beschreiben. Dazu halten Sie den zuerst angelegten Admin-Ausweis vor das RFID Logo des Terminals und anschließend die Mitarbeiterkarte. Der Schlüssel wird auf die neue Karte geschrieben.
timeCard 6 Eingabe Schalten Sie hier ein, ob mit Eingabe der Personalnummer Personalnummer Buchungen vorgenommen werden können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der OK-Taste. Wählen Sie hier aus, ob bei Eingabe am Terminal die Personalnummer im Klartext (Ein) oder mit Sternchen maskiert (Aus) wird. Anzeige Personalnummer Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der OK-Taste. PIN Verwaltung PIN-Abfrage Ein/Aus Hier können Sie das timeCard-Menü mit einem PIN-Schutz versehen. Der PIN darf max.
Hardware 3.1.2.3.1 Feststellen der Firmw areversion Halten Sie den Aus-Schalter gedrückt bis ein akustisches Signal ertönt. Schalten Sie das Gerät nun wieder an und wählen Sie im Menü den Punkt: Info. Sie erhalten nun folgende Information: Desc: Kernel MT Version: XX Date: XX 3.1.3 Die Ausweise Im timeCard 6 System werden folgende Ausweise* eingesetzt: 13,56-MHz-Transponder Mifare DESFire EV1 mit einer speziellen Applikation.
timeCard 6 accessbox mit externem RFID-Leser (DES) Auf den Ausweisen werden keine persönlichen Daten gespeichert. Die Verbindung zwischen Ausweis und Mitarbeiter findet ausschließlich in der Software statt. Siehe hierzu Kapitel Ausweise initialisieren 285 . Weitere Informationen Beim Einsatz eines neuen Ausweises, z.B. wegen Verlust, reicht es aus, in der Personenverwaltung die neue Ausweisnummer der Person einzutragen.
Hardware Systemvoraussetzungen 3.1.5 externer RFID-Leser (DES) externer RFID Leser Mit dem timeCard externen-RFID Leser (DES) werden die Ausweise für die Zutrittskontrolle identifiziert. Der externe Leser muss an das Multiterminal RFID (DES) oder eine accessbox angeschlossen werden.
timeCard 6 Über diese Geräte erfolgt auch die Anbindung in die timeCard-Software (siehe Kapitel Initialisierung 43 ). Ein Firmwareupdate dieses Gerätes wird automatisch über die Updateroutine von Multiterminal RFID (DES)oder der timeCard accessbox angestoßen.
Hardware accessbox 3.1.6 cyberJack RFID komfort Der cyberJack RFID komfort ist ein Kartenlesegerät aus dem Hause REINER SCT welcher auch im timeCard-System eingesetzt werden kann. Mit dem cyberJack RFID komfort können Sie die Initialisierung sowie die Personalisierung der Transponder oder ID-Cards vom Arbeitsplatz aus erledigen.
timeCard 6 3.1.7 Transportkarte/ SD-Karte Eine Transportkarte verfügt im Gegensatz zu einer ID-Carte oder einem Transponder über mehr Speicherplatz. Sie sollte nicht für die täglichen Kommen- und Gehen-Buchungen verwendet, sondern um die gesamten Buchungen aller Mitarbeiter bei offline-Funktion der Terminals auszulesen. Für die asynchrone Datenübertragung zwischen kontaktbehaftetem Terminal und timeCard können Transportkarten eingesetzt werden. Mit dem cyberJack RFID komfort 3.1.
Hardware - ASSA ABLOY Aperio TM Verschlüsselungsdatei (Diese Datei erhalten Sie von ASSA ABLOY) - timeCard Config-Datei (diese Datei erhalten Sie von REINER SCT. 2. Installation der Aperio™ Programming Application (PAPTool): - Entpacken Sie die Aperio™-Datei (z.B progapp-x.y.z.zip/progapp_US-x.y.z.zip) in einen temporären Ordner. - Starten sie die Datei setup.exe. Die Aperio™ Programming Application und die benötigen Treiber für den USB Dongle werden installiert.
timeCard 6 Klicken Sie nun auf , bis Sie zum Eintrag Busadress- und Netzwerkeinstellungen gelangen. Unter Netzwerk Einstellungen definieren Sie die Netzwerkmaske und das Standardgateway für den gewählten Online-Hub. Klicken Sie auf [Ändern] und tragen Sie die entsprechen Werte ein. Unter ACU Einstellungen geben Sie die IP-Adresse des timeCard-Servers und den Kommunikationsport an. Klicken Sie auf [Ändern] und tragen Sie die entsprechen Werte ein.
Hardware Nach der Übertragung erhalten Sie eine Zusammenfassung der übertragenen Änderungen. 8. Notfall-Transponder ändern / löschen Sollte es nötig sein, die Notfall-Transponder einer Aperio™ Komponente zu ändern, so ist zu beachten, dass die bisher hinterlegten Ausweise nicht angezeigt werden! Gehen Sie zum Ändern so vor, wie unter 8 Notfall-Transponder einrichten beschrieben.
timeCard 6 3.2.1 Multiterminal RFID (DES) Einstellen der Netzwerkparameter Die Software timeCard arbeitet mit festen IP-Adressen. Die Einstellungen des Terminals werden hierfür im Device Menü vorgenommen. 1. Um ins Device Menü zu gelangen, schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie den Stromstecker ziehen. Drücken Sie während Sie den Stromstecker einstecken die Taste bis das Device Menü angezeigt wird. 2. Wählen Sie mit den Pfeiltasten ‡ und ˆ Communication aus und bestätigen Sie mit OK. 3.
Hardware Initialisierung des Terminals gestartet. Zur Eingabe des Terminalschlüssels im timeCard Menü gehen Sie bitte wie folgt vor: Um ins timeCard Menü zu gelangen, schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie das Steckernetzteil aus der Steckdose ziehen. Stecken Sie das Steckernetzteil nach ca. 3 Sekunden wieder ein und warten Sie, bis ein Signalton ertönt und im Display des Terminals Start angezeigt wird. Drücken Sie die i/F-Taste um in das timeCard Menü zu gelangen.
timeCard 6 initialisiert. Nach erfolgreichem Abschluss dieses Vorgangs wird im Display Aktion erfolgreich durchgeführt angezeigt. Nach dem Erstellen des Admin Ausweises werden Sie aufgefordert, zur Erstellung eines Backups einen zweiten Ausweis vor das Terminal zu halten. Nach erfolgreichem Abschluss dieses Vorgangs wird im Display ebenso Aktion erfolgreich durchgeführt angezeigt.
Hardware 3.2.1.4 Aktivieren des externen RFID-Leser DES (ZuKo) Bei Auslieferung eines Terminals ist die Schnittstelle zu einem externen Leser standardmäßig nicht aktiviert. Wenn Sie Ihre timeCard Hardware für die Zutrittskontrolle verwenden und daher einen externen RFID-Leser DES an Ihrem Terminal betreiben möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen: 1.Um ins Device Menü zu gelangen, schalten Sie das Terminal stromlos, indem Sie das Steckernetzteil aus der Steckdose ziehen. Warten Sie ca.
timeCard 6 Menü Web-Interface: Terminal Configuration: Hier können Sie Einstellungen die Netzwerkeinstellungen des Terminals vornehmen. Die Änderungen setzen ein Neustart des Terminals voraus. Set terminal key: Eingabe des Terminalschlüssel für die Zutrittskontrolle. Nur bei der accessbox möglich. Change password: Hier können Sie das Passwort für den Zugriff auf das Webinterface ändern. Maximale Länge des Passwort sind 15 Zeichen. Restart terminal: Startet das Terminal neu.
Hardware Sie gelangen in des Geräte-Menü. Das Geräte-Menü ist PIN-geschützt. Die PIN lautet: 1234. Sie können die PIN im PIN-Menü ändern. 3. Wählen Sie mit den Softkeys 2 und 3 Peripherie aus und bestätigen Sie mit OK. 4. Wählen Sie LAN aus und bestätigen Sie mit OK. 5. Wählen Sie den Punkt Ein-/Ausschalten aus und bestätigen Sie mit OK. 6. Schalten Sie mit den Softkeys 1 und 3 das Netzwerk ein bzw. aus. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. 7. Wählen Sie nun IP-Adresses und bestätigen die Auswahl mit OK. 8.
timeCard 6 Drücken Sie den Softkey 2 bis Sie im Display den Menüpunkt Schlüsselverwaltung sehen und drücken Sie den Softkey 1. Im Display wird nun Neuer Schlüssel angezeigt. Drücken Sie erneut den Softkey 1. Geben Sie nun an der Tastatur eine zufällige und beliebige 32-stellige Zahlenkombination ein, diese stellt Ihren geheimen Terminalschlüssel dar. Eine eingegebene Ziffer können Sie mit der C-Taste löschen. Zum Löschen der gesamten Eingabe drücken Sie die CLR-Taste.
Hardware Damit das select Terminal betriebsbereit ist, müssen die Daten aus timeCard importiert und synchronisiert werden. Folgende Schritte sind hierzu notwendig: - Initialisierung der SD-/Transportkarte - Übertragen der gespeicherten Mitarbeiterdaten/Projekte/Abwesenheitsgründe aus der timeCard Software heraus.(siehe Kapitel SD-Transportkarte) 52 - Einlegen der SD-Karte in das select Terminal - Wählen SD-Karte/ Daten einlesen.
timeCard 6 3.2.2.1.1 SD-/Transportkarte Damit Sie im Offline-Modus des Terminals arbeiten können, benötigt das Gerät ein Speichermedium. Dieses kann entweder die REINER SCT Transportkarte sein oder eine handelsübliche SD-Karte . Transportkarte initialisieren: Vor der ersten Anwendung Ihrer Transportkarte muss die Karte in Ihren USB-Kartenleser eingelegt werden. Sobald die Karte gesteckt ist, bitte über den Menüpunkt Transportkarte/ Transportkarte initialisieren.
Hardware 3.2.2.2 Erstellen der Admin Ausweise Nach der beschriebenen Initialisierung des Terminals, wird automatisch der Ablauf zur Erstellung dieser Ausweise gestartet. Bitte halten Sie dafür zwei Ausweise bereit.
timeCard 6 3.2.2.3 Erstellen der Mitarbeiterausweise Falls Sie sich nicht im timeCard Menü des Terminals befinden, gehen Sie wie folgt vor, ansonsten überspringen Sie den ersten Punkt: 1. Um ins timeCard Menü zu gelangen, schalten Sie das Terminal aus, indem Sie die - Taste lange drücken. Drücken Sie erneut die - Taste und warten Sie bis ein Signalton ertönt und im Display des Terminals ‚Start’ angezeigt wird. Drücken Sie dann sofort die Pfeiltaste, danach gelangen Sie in das timeCard Menü. 2.
Hardware 4. Ändern Sie das Passwort für die Konfigurationsoberfläche unter Change Password. 5. Unter Terminal Configuration passen Sie die Netzwerkparameter an Ihr Netzwerk an. 6. Mit Set ZuKo Key (Terminal Configuration) können Sie Ihren Terminalschlüssel eintragen. Es ist zwingend erforderlich, dass dieser Schlüssel der gleiche ist, wie der (eventuell bereits vorhandene) Terminalschlüssel Ihres Multiterminal RFID (DES) oder Ihres timeCard select Terminals.. 3.
timeCard 6 Das Multiterminal ist für die Wandmontage konzipiert. Sie haben die Möglichkeit die Kabelverlegung für das Gerät Auf- und Unterputz zu verlegen. Hierzu sind zwei Öffnungen im Multiterminal vorgesehen. Um das Multiterminal zu öffnen, müssen Sie mit dem Öffnungsschlüssel in die vorderen Löcher an der Oberseite des Gerätes drücken und somit die interne Haltelaschen zu lösen.
Hardware Ist das Terminal verriegelt, dann müssen Sie zuerst den Öffnungsschlüssel in die hinteren Löcher des Gerätes stecken und den Öffnungsschlüssel jeweils nach außen drehen. Um die Montage zu erleichtern, können Sie den Deckel von der Geräterückseite trennen. Dazu müssen Sie die Laschen an der Rückseite mit den beiden Daumen nach innen drücken und dabei die Rückseite nach vorne bewegen und somit aus der Arretierung lösen.
timeCard 6 Befestigungslöcher Befestigungsmaterial Die Anschlussklemmen auf der Gerätegehäuserückseite dienen dem Anschluss des externen RFIDLesers (J6) (nur Zutrittskontrolle) und der externen Türkomponenten (J13) (nur Zutrittskontrolle), sowie einer möglichen externen Stromversorgung entsprechend der Steckerbelegung im Kapitel Montage & Einrichtung/Zutrittskontrolle/Anschlussplan Steckerbelegung und Leitungstypen Sie können die Klemmen einfach entnehmen, ohne die Befestigung lösen zu müssen. 3.5.
Hardware 3.5.3 accessbox accessbox montieren Um die accessbox vor unbefugtem Zugriff zu schützen, empfehlen wir Ihnen dringend, diese im sicheren Bereich innerhalb des Gebäudes zu installieren. Die Anschlussklemmen in der Box dienen dem Anschluss der externen RFID-Leser (J2 + J3) und der externen Türkomponenten (J1), sowie der Stromversorgung, entsprechend der Steckerbelegung. Der zweite externe RFID Leser (J3) wird erst später unterstützt.
timeCard 6 Ausgangsspannung mit der zum Beispiel auch ein elektronischer Türöffner betrieben werden kann. Bitte beachten Sie hierbei die maximale Leistungsabgabe der accessbox (12 V DC; 0,5 A). Anschluss einer accessbox 2) Der zweite Netzwerkanschluss kann genutzt werden um mehrere accessboxen „in Reihe“ zu schalten. PoE wird nicht durch geroutet, die weiteren accessboxen benötigen also eine eigene Stromversorgung oder können durch die Ausgangsspannung der ersten accessbox versorgt werden.
Hardware Stromversorgung Einsatz von zwei externen Lesern-RFID (DES) an einer accessbox Bitte beachten Sie, dass sofern Sie zwei Leser im Einsatz an der gleichen accessbox haben, keine 61
timeCard 6 unterschiedlichen Berechtigungsgruppen je Leser vergeben werden können. Steckerbelegung Stecker J1 Name Klemme Terminal Relais 1 / Türöffner Schließer 11 Relais 1 / Türöffner Öffner 12 Relais 1 / Türöffner Basis 13 Relais 2 / Hupe Schließer 14 Relais 2 / Hupe Öffner 15 Relais 2 / Hupe Basis 16 Türsensor (5 V / 1 mA)* 17 Türsensor GND* 18 Notiz min. Leitungsquerschnitt Relais und Türöffner 1 mm² (max. 1 A / 42 V) min.
Hardware 6 x 0,25 mm² geschirmt / CAT5 max 50m Leitungslängen größer 50m größerer Querschnitt 3.5.4 Zutrittskontrolle Im folgenden Kapitel erhalten Sie Informationen über: Anschlussplan, Steckerbelegung, Leitungstypen externer RFID-Leser (DES) 3.5.4.
timeCard 6 Leitungstypen Verwenden Sie zum Anschluss der externen Komponenten bitte die folgenden Leitungstypen. Die Angaben gelten jeweils für eine Leitungslänge von bis zu 50m. Bei einer Erhöhung der Leitungslänge müssen Sie den Querschnitt der Leitungen entsprechend anpassen. 6 x 0,25 mm2 , geschirmt, paarweise verdrillt CAT5 oder höher 1 mm2 (max. 1A / 42V AC bzw. 60V DC) 1 mm2 (max. 1A / 42V AC bzw.
Hardware Relais 1 / Türöffner Basis* 13 Relais 2 / Hupe Schließer* 14 Relais 2 / Hupe Öffner* 15 Relais 2 / Hupe Basis* 16 Türsensor (5V/1mA)* 17 Türsensor GND * 18 not connected 19 not connected 20 Externe Power Supply GND 21 Externe Power Supply VCC (+5,3V/1A) 22 * nur Zutrittskontrolle mit Multiterminal RFID (DES) 3.5.4.2 externer RFID-Leser (DES) Verdrahten Sie den Stecker des externen RFID-Lesers wie im Kapitel Anschlussplan 63 vorgegeben.
timeCard 6 66
Software 4 Software Das timeCard 6 Softwaresystem umfasst neben Hardware verschiedene Softwarekomponenten: 1. timeCard 6 Zeiterfassung (Modul) 2. timeCard 6 Zutrittskontrolle (Modul) 3. timeCard 6 Personalverwaltung (Modul) 4. timeCard 6 PC-Terminal 5. timeCard 6 Web-Terminal 7. timeCard 6 An-Abwesenheitsanzeige 8. timeCard 6 App 9. timeCard Lohnbuchhaltung + In den folgenden Kapiteln finden Sie weitere Informationen zu oben genannten Punkten. 4.
timeCard 6 dann wird ein Port aus der Client-Liste gewählt. PORT_CLIENT_FROM 50124 (TCP) Anfangsport für den Client. Beim Start des Clients wird Port aus der Liste, die durch PORT_CLIENT_FROM und PORT_CLIENT_TO definiert wird, gewählt) PORT_CLIENT_TO 50135 (TCP) Endport für den Client PORT_TIMECARD_CMD 50117 (TCP) Port für die Kommandozeile Aktivierung der Lizenzen: Freigabe von Port: 80 Freigabe von URL: support.reiner-sct.de, dev.reiner-sct.de, license.reiner-sct.
Software 2. Klicken Sie Datenbank installieren. Das System installiert die SQL Server Datenbank. Diese Installation kann einige Minuten dauern. Wenn die Installation abgeschlossen ist, dann zeigt das System eine Meldung an. Wenn Sie ein Update oder ein Upgrade ab Version 5.04.00 durchführen, dann kann dieser Punkt übersprungen werden. 3. Führen Sie einen Neustart durch. 4. Klicken Sie timeCard installieren. Der timeCard - InstallShield Wizard wird angezeigt. 5. Bestätigen Sie mit Weiter.
timeCard 6 6. Wählen Sie den Setup-Typ aus. Sie haben folgende Optionen: 1. timeCard Komplettinstallation Sie betreiben timeCard an einer einzigen Arbeitsstation oder Sie wollen den Server installieren. 2. timeCard Client-Installation Sie betreiben mehrere Arbeitsstationen an einem timeCard-Server. Die separate An- und Abwesenheitsanzeige wird automatisch mit installiert. 3. timeCard An- und Abwesenheitsanzeige Sie können diese Anwendung unabhängig vom Server und vom Client installieren.
Software Testlizenzen anfordern 9 Wenn Sie eine Neuinstallation durchgeführt haben, dann müssen Sie im Anschluss einen Benutzer anlegen und die Lizenzen aktivieren. Siehe Benutzer anlegen 72 und Produktaktivierung durchführen 71 Spielen Sie eine Datensicherung ein, wenn der Server umzieht, wenn Sie ein Update durchführen oder wenn Sie timeCard auf einem anderen Computer installieren wollen.
timeCard 6 2. Die Registrierungsart ist immer Online. Eine Internetverbindung ist zwingend notwendig. Eine offline-Funktionalität wird nicht unterstützt. Klicken Sie registrieren. Sofern Sie einen Proxy - Server einsetzen möchten, kann dieser über den Erweitert-Button eingestellt werden. Folgender Dialog wird angezeigt. 3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus, und klicken Sie OK. Beenden Sie die Registrierung mit Abschließen. Sie haben die Lizenzen aktiviert und können jetzt in timeCard arbeiten. 4.1.
Software 2. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie OK. Das System legt den Administrator an. Führen Sie jetzt die Produktaktivierung durch. Weitere Informationen Produktaktivierung durchführen 71 Datenschutzadministrator anlegen 4.1.4 295 Migration Information zur Migration Bis timeCard 5.03g war die zugrunde liegende Datenbank des timeCard-Servers eine SAP Datenbank. Seit timeCard 5.04.00 ist die Datenbank auf Microsoft SQL Server 2012 Express umgestellt. Gespeichert wird in einer .bak- Version.
timeCard 6 4.1.5 PC-Terminal Das REINER SCT PC-Terminal ist eine Stand-Alone Installation. Sie nutzen das PC-Terminal zum Buchen von Arbeitszeiten, unabhängig von der timeCard Software, eine korrespondierende timeCard Systeminstallation muss jedoch vorhanden sein. Sie können das PC-Terminal auf jedem PC mit einem Betriebssystem ab Windows Vista nutzen.
Software 2. Wählen Sie Buchungsterminal installieren. Der Installshield Wizard wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf Weiter und akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen. 3. Wählen Sie REINER SCT PC-Terminal ohne/mit lokale(r) Datenbank und klicken Sie Weiter, bis die Installation beendet ist. Die Installation ist beendet. Es erscheint folgende Verknüpfung auf Ihrem Desktop: 4. Führen Sie jetzt den Erststart durch. Siehe PC-Terminal starten 76 .
timeCard 6 4.1.5.2 PC-Terminal starten Sie können das REINER SCT PC-Terminal sowohl Online (ohne lokale Datenbank) als auch Offline (mit lokaler Datenbank) einsetzen. Offline sind Sie nicht mit der Systemdatenbank verbunden. Sobald Sie mit Ihrem PC wieder online gehen, wird die Systemdatenbank aktualisiert, Sie sind in der PC-Terminal-Anwendung und an die Systemdatenbank der timeCard angebunden. Voraussetzung Sie haben Administratorrechte. Vorgehensweise 1.
Software Name [Mitarbeiternummer] 4.1.6 Zeigt Namen und die Mitarbeiternummer des eingeloggten Mitarbeiters an. Gleitzeitguthaben Zeigt Über- oder Minusstunden an. Urlaubsguthaben Zeigt Urlaubstage an. Zweites Gleitzeitkonto Nur im Online-Modus verfügbar. Die Anzeige wird in den Einstellungen des timeCard Systems aktiviert. Zweites Karenzkonto Nur im Online-Modus verfügbar. Die Anzeige wird in den Einstellungen des timeCard Systems aktiviert. Kommen Nehmen Sie hier Ihre Arbeitszeitbuchungen vor.
timeCard 6 Die Auslieferung erfolgt als Java-Servlet (Web Application Archive), so dass der Administrator die Entscheidungen über Installation und Konfiguration des Web-Server treffen kann. Voraussetzung für den Einsatz des Web-Terminals: Installierten Web-Server: Wir empfehlen Apache Tomcat in der aktuellen Version Java: Version 8/Runtime 32 Bit-Version Die im timeCard Installationsordner mitgelieferte time Car d WAR-Datei reiner-sct.war enthält die Anwendung des Web-Terminals.
Software Im folgenden Abschnitt finden Sie diese Informationen: Installation des Webservers Webterminal 4.1.6.1 79 80 Web-Server installieren Installieren Sie den Web-Server als Voraussetzung für die Installation des Web-Terminals. Ablauf A. Java 8- 32 Bit Version installieren B. Apache Tomcat installieren 1. Der Apache Tomcat installiert sich automatisch in der passenden Bit-Version.
timeCard 6 2. Im Schritt Choose Components können Sie die Option Host Manager auswählen. Mit diesem Host Manager können Sie die Anwendung des Web-Terminals bzw. der App direkt über das Webinterface des Apache Tomcat installieren. 3. Im Schritt Configuration definieren Sie im Feld http/1.1 Connector Port den Port des WebTerminals bzw. der App definieren. 4. Im Schritt Java Virtual Machine tragen Sie den Pfad zur installierten 32-Bit Java Version ein. 4.1.6.
Software Im Verzeichnis „conf“ (Beispielpfad: C:\Program Files (x86)\Apache Software Foundation\Tomcat 7.0 \conf) kann mit Hilfe der Datei „server.xml“ die Einstellungen des Web-Terminals bzw. der App vorgenommen werden. Die XML-Datei kann dabei beispielsweise mit einem Texteditor geöffnet und bearbeitet werden. Die wichtigsten Einstellungen sind die folgenden: Port: Der Port kann mit dem folgenden XML-Tag festgelegt werden (Hinweis: Der Port kann sowohl bei der Installation als auch über die „server.
timeCard 6 4.1.6.3 Web-Terminal Hauptmaske Das Web-Terminal sowie das PC-Terminal ähneln sich in der Oberfläche. Für weitere Infos siehe Kapitel: PC-Terminal 4.1.7 76 An-Abwesenheitsanzeige Die An-Abwesenheitsanzeige zeigt, wer anwesend ist. 4.1.7.1 An-Abwesenheitsanzeige installieren Für die Installation der An-Abwesenheitsanzeige starten Sie die setup.exe oder legen Sie Installations DVD ein und folgen Sie den Anweisungen des InstallShield Wizard.
Software 4.1.7.2 An-Abwesenheitsanzeige Hauptmaske Voraussetzung: - Administratorrechte in der Benutzergruppe. Siehe Benutzerrolle 94 . Durch Anklicken des An-Abwesenheitsanzeige-Desktopicons und Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes erfahlten Sie folgende Hauptmaske: Sie können nach einzelnen Mitarbeiter suchen mithilfe der Suchfunktionsleiste finden. Mit der Filterfunktion oben rechts können Filter gesetzt werden.
timeCard 6 Ein grünes Pfeilsymbol Ein rotes Pfeilsymbol symbolisiert die Anwesenheit der Person. symbolisiert die Abwesenheit der Person. Bitte beachten Sie, dass die An- Abwesenheitsanzeige nur aufgrund von Kommen- und Gehenbuchungen der Mitarbeitern. 4.1.8 timeCard 6 App Die timeCard App ist eine mobile Zeiterfassungslösung welche sie parallel zu Web- oder PCTerminal nutzen können. Sie können die für Ihr Gerät benötigte App kostenlos über den Apple App Store bzw.
Software Anwendung: bis einschließlich der Installation von timeCard Version 6.00.03 Bitte beachten Sie, dass diese Version der App die Installation eines Webservers voraussetzt. Die für den Webserver notwendigen .war Dateien stellt REINER SCT im Installationsfile (V6.00.00V6.00.03) zur Verfügung. timeCard 6 App V6.00.04 (gleichnamig zur timeCard Version bei der Veröffentlichung der App) Der notwendige Webserver (genannt App-Server) für die neue timeCard App 6.00.04 ist ab Version 6.00.
timeCard 6 6. Wählen Sie eine für Sie geeignete IP-Adresse aus. Um ein manuelles Ändern des Zugangscodes zu vermeiden, sollte diese vorzugsweise statisch sein. 7. Tragen Sie Ihre gewählte IP in die TC_App.ini ein. In die Zeile: : service.ip=127.0.0.1 8. Bei Verwendung einer Firewall bitten wir Sie, den Port service.port=5199 einzutragen. Vergewissern Sie sich vorab, dass dieser frei ist. 9. Speichern Sie die geänderte .ini-Datei ab 10.Gehen Sie nun in die timeCard Anwendung.
Software 4.2 Update timeCard wird konstant weiterentwickelt. Überprüfen Sie deshalb von Zeit zu Zeit im Menü > Hilfe > Updates, ob neue Updates zur Verfügung stehen. Sie werden auf unsere Homepage weitergeleitet und können hier die neuesten Updates herunterladen. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf der Homepage. Um das Update durchführen zu können, benötigen Sie Admin-Rechte für den jeweiligen PC. Kontaktieren Sie hierfür Ihren Systemadministrator.
timeCard 6 6. Danach können Sie die Updates bei den Clients durchführen. Schließen Sie das Fenster mit dem Hinweis zum Beenden von timeCard. Das Update wird gestartet. Benutzen Sie die gleiche Datei, wie für das Server-Update. 7. Führen Sie dann, wenn vorhanden, das Update des PC-Buchungsterminal durch. 4.3 Deinstallation Software Die vollständige Deinstallation der timeCard Software erfolgt, wie auch schon die Installation, in zwei Schritten: 1. Deinstallation der Datenbank 2.
Software Die Deinstallation beginnt. Eine Sicherheitsfrage wird angezeigt: Soll die Datenbank des z. B. PCTerminals gelöscht werden? 3. Bestätigen Sie mit Ja. Sie haben die Software deinstalliert. Deinstallation über die timeCard Installations-DVD/ setup .exe Bitte legen Sie die DVD in das entsprechende Laufwerk ein oder starten sie die setup. exe und folgen Sie den Anweisungen. 4.4 Modulübergreifende Funktionen timeCard verfügt über Funktionen, die Sie in allen Modulen finden.
timeCard 6 3. Klicken Sie ein Modul, zum Beispiel Zutrittskontrolle, oder auf eine Funktion, zum Beispiel Assistent. timeCard fragt nach, ob ein neuer Schlüssel erstellt werden soll (bei Erstbetrieb Zutrittskontrolle). 4. Klicken Sie Ja timeCard erstellt einen neuen Schlüssel und eine Hauptmaske wird angezeigt. Sie haben ein Modul gestartet. Weitere Informationen Hauptmenü-Maske 91 Sie können festlegen, ob Sie mit der Favoritenansicht starten oder mit dem zuletzt geöffneten Modul.
Software Der Name kann beliebig gewählt werden, auch das Passwort. In der Personenverwaltung vom timeCard können dann weitere Anwenderanmeldedaten angelegt werden (aktuell ist der Benutzer aber als Superadministrator) angemeldet. Dies geschieht in der Personenverwaltung/Benutzerrolle. Siehe hierzu auch Benutzergruppen anlegen 4.4.2 128 Hauptmaske Die Hauptmaske ist in allen Modulen gleich aufgebaut, inhaltlich unterscheiden sie sich entsprechend der Module. Folgende Bereiche werden angezeigt: 1.
timeCard 6 Zeiterfassung 146 Zutrittskontrolle 262 Personalverwaltung 294 Modulübergreifende Funktionen Alarm-Buchungen 4.4.3 288 89 . 2. Menüleiste. Alle Befehle werden entweder über die Symbol- oder die Menüleiste ausgewählt. 3. Symbolleiste für den schnellen Zugriff. Wichtige Befehle können Sie in der Symbolleiste auswählen. 4. Funktionsleiste. Modulspezifische Funktionen. 5. Bereiche. Modulspezifische Bereiche, zeigen meistens Listen zur Verwaltung an. 6.
Software In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Benutzer anlegen Zutrittskontrolle Mitarbeiter 95 95 Personalakte 4.4.3.1 94 105 Allgemeine Daten 2. Wählen Sie im Bereich Personen das neue Person anlegen Icon und machen Sie auf den Registerkarten die entsprechenden Angaben. Aktivieren Sie dafür die Funktionen durch den An / Aus Schalter auf der Registerkarte Allgemeine Daten. Registerkarte Allgemeine Daten Anrede Titel Vorname Nachname Machen Sie die persönlichen Angaben.
timeCard 6 Bild entfernen 4.4.3.2 Entfernen Sie ein Bild. Benutzerrolle Ein Person wird zu einem Benutzer, indem Sie ihm eine Benutzerrolle zuweisen. Die Zuweisung erfolgt durch verschieben des 4.4.3.2.1 Benutzer anlegen In timeCard sind zwei Benutzergruppen bereits vordefiniert, "Super-Administrator" und "PCTerminal". Der Super-Administrator hat volle Rechte im timeCard-System. Es muss mindestens einen Super-Administrator geben.
Software Benutzergruppe Benutzer anlegen, dann wählen Sie die Benutzergruppe SuperAdministrator. Die Berechtigungen für das PC-Terminal und das Webterminal sind standardmäßig hinterlegt. 3. Klicken Sie Übernehmen. Sie haben einen Benutzer angelegt. Sie können dem Benutzer eine Mitarbeiterrolle zuweisen, wenn der Benutzer nicht nur beispielsweise als Besucher oder externer Mitarbeiter Ihre Räume betritt.
timeCard 6 Abrechnung einstellen Urlaub eingeben 102 103 Antragswesen einstellen 103 Inkonsistenzinformationen einstellen 104 4.4.3.4.1 Mitarbeiter anlegen und ändern Voraussetzung Der zukünftige Mitarbeiter ist bereits als Benutzer angelegt. Siehe Benutzer anlegen 94 . Vorgehensweise 1. Wählen Sie Hauptmaske > Personen > Registerkarte Mitarbeiterrolle. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2.
Software Das Wechseldatum bleibt dann bis zum Verlassen der Personenverwaltung gültig. Es gibt auch übergreifende, nicht vom Wechseldatum abhängige Einstellungen. Diese werden ausgegraut und lassen sich nicht ändern, wenn das Wechseldatum nicht auf dem aktuellen Datum steht. Verlauf Mit dieser Funktion verfolgen Sie die Änderungen der Mitarbeiterstammdaten. Auch zukünftige Änderungen werden angezeigt. Klicken Sie die Schaltfläche, um den Verlauf in einem eigenen Dialog anzuzeigen.
timeCard 6 stehen wieder zur Verfügung, wenn Sie das Austrittsdatum löschen. Beachten Sie, dass auch ein inaktiver Mitarbeiter eine Mitarbeiterlizenz benötigt. Abteilung Weisen Sie dem Mitarbeiter eine Abteilung zu. Siehe Abteilungsverwaltung 200 Mitarbeiternummer Die Mitarbeiternummer können Sie frei eingeben, sie muss aber eindeutig sein. Sie wird u.a. beim Datenexport verwendet. Jede Mitarbeiternummer ist eindeutig und kann nur einmal vorkommen.
Software gsregel Informationen siehe Profilerkennungsregeln 206 Arbeitszeitprofi Wählen Sie das Arbeitszeitprofil aus. Sie haben folgende Optionen: Monatssoll l oder Tagessoll. Abhängig von Ihrer Auswahl wird nur diese Profilart in der Auswahlliste angezeigt. Wenn die mitgelieferten Arbeitszeitprofile nicht reichen sollten, können Sie diese jederzeit anpassen oder neue erstellen.
timeCard 6 Sie haben die Arbeitszeiteinstellungen für den Mitarbeiter definiert. 4.4.3.4.4 Überstundenausw ertung einstellen Hier wird die Auswertung der durch den Mitarbeiter im Vergleich zur Sollzeit geleisteten Stunden gesteuert. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Hauptmaske > Personen > Registerkarte Mitarbeiterrolle > Bereich Überstunden. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie Übernehmen. Überstundenlim Aktivieren Sie ein Überstundenlimit.
Software Gleitzeit gesamt: 40:00 Gleitzeit gesamt: -10:05 Gleitzeit (Karenz): 40:00 Gleitzeit (Karenz): -10:05 Gleitzeit (bewertet): 30:00 Gleitzeit (bewertet): -5:00 Beispiel 1: Beispiel 2: 40 Überstunden -10:05 Minusstunden Überstundenlimit positiver Wert bei 30 h Überstundenlimit negativer Wert bei -5 h Bewertete Gleitzeit 30:00 h Bewertete Gleitzeit -5:00 h Beispiel Überstundenkarenz Einstellungen Gleitzeitkonto Gleitzeitkonto bei bei 11 Überstunden 9 Überstunden 11 9 1 9
timeCard 6 4.4.3.4.5 Abrechnung einstellen 1. Wählen Sie Hauptmaske > Personen > Registerkarte Mitarbeiterrolle > Bereich Abrechnung. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie Übernehmen. Zeiterfassungs- Ab diesem Datum läuft die Berechnung des Zeitkontos. beginn Vor diesem Datum werden keine Zeiten berechnet, es können auch keine mitarbeiterspezifischen Daten eingegeben werden. Falls der Zeiterfassungsbeginn geändert wird, läuft die Berechnung ab diesem Zeitpunkt.
Software 4.4.3.4.6 Urlaub eingeben 1. Wählen Sie Hauptmaske > Personen > Registerkarte Mitarbeiterrolle > Bereich Urlaub. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie Übernehmen. Urlaub Tragen Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters ein, der dann jährlich als neuer Urlaub zum laufenden Saldo hinzugerechnet wird. timeCard kann den Urlaub in Tagen oder Stunden berechnen. zuweisen zum Legen Sie fest, wann der neue Urlaub zum laufenden Saldo hinzugerechnet wird.
timeCard 6 2. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie Übernehmen. 3. Vorgesetzt Definieren Sie den Vorgesetzten, der für den ausgewählten Mitarbeiter zuständig er ist. Der Vorgesetzte muss als Benutzer definiert sein. 2. Definieren Sie einen 2. Vorgesetzten, der für den ausgewählten Mitarbeiter Vorgesetzt zuständig ist. Der 2. Vorgesetzte muss als Benutzer definiert sein.
Software 2. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie Übernehmen. Informiere Mit Weitere Person können Sie Benutzer festlegen, die bei inkonsistenten n Buchungen des Mitarbeiters mit einer persönlichen Nachricht im Postfach von timeCard benachrichtigt werden. Über den Button per E-Mail können Sie mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, die eine Benachrichtigung erhalten sollen. Sie haben die Vorgesetzten festgelegt. Die Meldung wird automatisch verschickt, sobald eine Inkonsistenzinformation vorliegt.
timeCard 6 Personalakte anlegen 4.4.4 299 Einstellungen Unter Einstellungen nehmen Sie modulübergreifende Definitionen und Festlegungen vor.
Software 4.4.4.1 Allgemeine Einstellungen 1. Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Im Bereich Allgemein treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Sie Übernehmen. Sprache Wählen Sie die Sprache der Software-Oberfläche. Projektende: Aktivieren Sie die Option, um ein Projekt mit der letzten Gehen-Buchung des Tages abzuschließen.
timeCard 6 und nicht mit dem zuletzt geöffneten Modul. 3. Im Bereich Anzeige treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Sie Übernehmen. Zeitangaben Sekunden anzeigen Aktivieren Sie diese Option, um die Sekunden bei Buchungen und Resultaten anzuzeigen. timeCard rechnet intern sekundengenau. Format Die Zeiten werden entsprechend der Einstellung "Uhrzeit (kurz)" in der Windows-Systemsteuerung "Region und Sprache" (Windows 7) bzw. "Region" (Windows 8) angezeigt.
Software 4.4.4.2 Server 1. Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > Server. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Im Bereich Archiveinstellungen treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Übernehmen. Archivserver aktivieren Aktivieren oder deaktivieren Sie den Archivserver. Siehe Archivierung Appserver aktivieren Aktivieren oder deaktivieren Sie den Appserver. Siehe App-Server konfigurieren 85 125 3. Im Bereich Änderungsprotokoll treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Übernehmen.
timeCard 6 4.4.4.3 Datenbank 1. Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > Server. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Im Bereich Datensicherung treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Übernehmen. Automatisch erstellen nach Tagen timeCard kann Datensicherungen automatisch erstellen. Die Sicherungen werden um circa Mitternacht angelegt, wenn der Server läuft, sonst beim Start des Serverdienstes. Verzeichnis Die Sicherungen werden in diesem Verzeichnis abgelegt.
Software 4.4.4.4 SMTP Definieren Sie Ihr SMTP-Konto für den Versand von Nachrichten aus timeCard. Wie z. B. inkonsistente Meldungen oder Kommunikation Antragswesen 1. Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > SMTP. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Im Bereich Authentifizierung treffen Sie folgende Einstellungen und klicken Übernehmen. SMTP-Funktion Postausgangsserver (SMTP) Post Aktivieren Sie dies Option, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen.
timeCard 6 4.4.4.4.1 Konfiguration des SMTP-Servers Voraussetzung für den Versand der Meldung über inkonsistenten Buchungen ist ein vorkonfigurierter SMTP-Server. Diese Einstellungen sind für alle timeCard Anwender gleich.
Software Klicken Sie auf den Übernehmen-Button um die eingegebenen Definitionen zu speichern. Testmöglichkeit Um die Einstellungen zu prüfen, wählen Sie Test-E-Mail aus. Fügen Sie An und Betreff sowie den Testtext ein und verschicken Sie die E-Mail mit Absenden. Sie erhalten die Testmail wenn alle Konfigurationseinstellungen korrekt vorgenommen wurden.
timeCard 6 4.4.4.5 Anzeige 1. Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > Anzeige. Folgende Ansicht wird angezeigt. 2. Legen Sie fest, welchen Informationen im Kalender angezeigt werden sollen und klicken Sie Übernehmen. Sie haben die Anzeige definiert. Weitere Informationen Zeitraum erfassen 4.4.4.6 152 Terminal In den Terminalleinstellungen sehen Sie Informationen zu allen eingebundenen Terminals.
Software 2. Im Bereich Netzwerk werden Daten angezeigt. Netzwerkverbindung erstellen Klicken Sie das Neu Icon. Siehe Netzwerkverbindung erstellen und bearbeiten 116 Bearbeiten Markieren Sie ein Netzwerk und klicken Sie das Bearbeiten Icon. Siehe Netzwerkverbindung erstellen und bearbeiten 116 Projekte zuweisen Klicken Sie die Projekte zuweisen Schaltfläche.
timeCard 6 Version Zeigt die Terminal-Version an. 3. Im Bereich Terminal-Abfrage können Sie folgende Einstellungen für das Abfrageverhalten im Offline-Modus vornehmen. Manuelle Abfrage Aktivieren Aktivieren Sie diese Option, um Terminalabfragen stets manuell durchzuführen. Monat automatisch freigeben timeCard ignoriert beim Einlesen vom Terminal Buchungen von bereits abgeschlossenen Monaten.
Software 1. Sie haben folgende Optionen: Wählen Sie Hauptmaske > Einstellungen > Terminal > Neu Icon Wählen Sie Hauptmaske > Bearbeiten Icon Einstellungen > Terminal > Terminal markieren > Folgender Dialog wird angezeigt. 2. Machen Sie im Bereich Gerät folgende Angaben. RSCTGerät Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Anderes Gerät Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie einen ASSA ABLOY Aperio Online-Hub einbinden wollen. Name Vergeben Sie einen Namen.
timeCard 6 fest, um die Kommunikation zwischen Terminal und Software verzögert werden kann. Die Verbindung wird manuell oder zeitgesteuert hergestellt. Die Buchungen werden abgefragt und die Verbindung wird danach sofort wieder geschlossen. 4. Im Bereich Kommunikation haben Sie folgende Optionen. Abhängig von der Option können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. LAN Geben Sie die IP-Adresse an, unter der das Multiterminal oder die accessbox zu erreichen ist.
Software 2. Wählen Sie ein Projekt auf der rechten Seite aus. Mit den Pfeiltasten können Sie das Projekt auf die linke Seite transferieren. Bei der nächsten Datenübertrag an das Terminal werden nur die Projekte übertragen, die auf der rechten Seite ausgewählt sind. Sie haben die Projekte den Terminals zugewiesen. 4.4.4.6.3 Schlosskonfiguration (ZuKo) Tragen Sie die mit dem Online-Hub verbundenen ASSA ABLOY Aperio Komponenten ein. Voraussetzung Ein Online-Hub wurde angelegt. Vorgehensweise 1.
timeCard 6 ID ID der ASSA ABLOY Aperio Komponente wird angezeigt. Die ID wird ab Werk vergeben und ist unveränderlich. Bezeichnung Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Unter dieser Bezeichnung finden Sie die Komponente in der Zutrittskontrolle wieder. Typ Wählen Sie Schloss, wenn Sie einen ASSA ABLOY Aperio Beschlag oder ein ASSA ABLOY Aperio Schloss einbinden. Wählen Sie Türstatusmelder, wenn Sie einen ASSA ABLOY Aperio Türstatusmelder einbinden. Sie haben die Komponenten eingebunden. 4.4.4.
Software Terminal Zeile 3 Keine Anzeige Gleitzeit (GZ): Gleitzeit bis zum Ende des Vortags Aktuelle Gleitzeit (AG): Schätzung der aktuellen Gleitzeit, inklusive aller manuellen Buchungen des heutigen Tages. Dieser Wert berücksichtigt keine automatisch generierten Buchungen (z.B.
timeCard 6 2. Legen Sie im Bereich Hintergrundaktualisierung den Zeitpunkt fest, an dem die tägliche Aktualisierung der Zutrittsdaten erfolgen soll. Wählen Sie den Zeitpunkt für die Hintergrundaktualisierung so, dass keine Zutritte bzw. Buchungen an den Terminals getätigt werden. Bei vielen Unternehmen ist das nachts der Fall. Es werden immer die Daten einer Woche zum Terminal übertragen.
Software 4.4.6 Datensicherung Mit dieser Funktion können Sie alle Erstellungstermine von Datensicherungen sortiert nach Erstellungsdatum mit Uhrzeit und Version einsehen. Hier zeigen Sie die Datensicherungen an: Menü Datei > Datensicherung In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Datensicherung erstellen 123 Datensicherung wiederherstellen Migrationsdaten importieren 4.4.6.1 124 124 Datensicherung erstellen Wählen Sie Menü Datei > Datensicherung > Datensicherung erstellen.
timeCard 6 0:00 Uhr und 00:01 Uhr (sofern aktiviert- Datenbank Einstellungen) erstellt. Über die Kommandozeilenfunktion kann ein Datensicherungsbefehl abgerufen werden. 4.4.6.2 Datensicherung wiederherstellen 1. Wählen Sie Menü Datei > Datensicherung. Die Datensicherungen werden Ihnen angezeigt. 2. Markieren Sie die Version, die Sie wiederherstellen wollen, und klicken Sie das Datensicherung wiederherstellen Icon. Eine Sicherheitsfrage wird angezeigt. 3. Klicken Sie Ja.
Software 4.4.7 Archivverwaltung Mit dieser Funktion sehen Sie Ihre monatlich archivierten Daten ein. Eine Archivierung ist möglich, sobald die Daten mindestens ein Jahr alt sind. Sie sehen die Erstellungstermine von Archivierungen sortiert nach Erstellungsdatum mit Zeitraum und Beschreibung. Hinweis zum Arbeiten mit Archiven Werden Datensicherungen mit Archivdateien erstellt, dann werden die Archivdateien immer als Anhang mitgesichert.
timeCard 6 Archiv updaten 4.4.7.1 127 Archiv erstellen 1. Wählen Sie Menü > Extras > Archivierung > Erstellen 2. Wählen Sie aus, bis wann die Archivierung durchgeführt werden soll. Dabei können immer nur Daten archiviert werden, die mindestens 1 Jahr zurückliegen. Geben Sie einen Beschreibungstext an, und klicken Sie Erstellen. Die Daten werden aus der aktuellen Datenbank gelöscht und archiviert. Die so erstellten Archive werden in der Archivverwaltung gelistet.
Software Weitere Informationen Archivserver abschalten, siehe Server-Einstellungen definieren 4.4.7.3 109 Archiv updaten Ältere Archive, die mit timeCard bis V5.0.3 erstellt wurden, können Sie aktualisieren. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü Extras > Archivierung Der Dialog Archivverwaltung wird angezeigt. 2. Markieren Sie ein Archiv und klicken Sie Archiv updaten. 4.4.8 Benutzergruppenverwaltung Über die Benutzergruppe steuern Sie die Berechtigungen einer Person mit Benutzerrolle.
timeCard 6 4.4.8.1 Benutzergruppen anlegen 1. Wählen Sie Menü > Verwaltung > Benutzergruppen. Sie sehen folgenden Dialog. 2. Klicken Sie das Neu Icon Im Bereich Bezeichnung wird eine neue Zeile mit gelb aktiviert und im rechten Bereich wird das Feld Bezeichnung aktiviert. 3. Tragen Sie im Feld Bezeichnung den Namen der Benutzergruppe ein und legen Sie fest, bei welchen Benutzern die zugewiesenen Funktionen angewendet werden.
Software entsprechenden Module festlegen. Zeiterfassung Funktionsgruppe alle Personen sich alle selbst Personen einer Abteilung Zeiterfassung timeCard starten ja ja Kommandozeile starten ja PC Buchungstermin al als Administrator starten ja Funktion Hinweise/ Erläuterungen Programme PC Buchungstermin al als Mitarbeiter starten ja An-/ Abwesenheitsan zeige als Anwendung starten ja Personendaten verwalten ja Personendaten ansehen ja ja Mitarbeiter zuweisen bzw.
timeCard 6 zuweisen bzw.
Software Buchungen bearbeiten ja ja Ganztagesbuch ungen erstellen ja ja Monat abschließen bzw.
timeCard 6 starten Mitarbeiterüber sicht starten ja ja ja ja Jahresübersicht starten ja ja Reports erstellen ja ja Statistische Auswertungen starten ja ja Monatsübersich t starten ja Zutrittskontrolle Ausweise personalisieren Chipkartenleser cyberJack RFID komfort erforderlich ja Abwesenheitsplanung Abwesenheitsan trag erstellen ja ja ja Abwesenheitsan trag ansehen ja ja Anträge genehmigen / ablehnen ja ja Vertretung definieren ja ja Einstellungen Anzeige und Druck verändern
Software ellungen bearbeiten Passwort verändern ja ja ja Datensicherung erstellen ja Datensicherung wiederherstellen ja Datensicherung en ansehen ja Archiv erstellen ja Archiv laden ja Archiv ansehen ja timeCard Meldungen ansehen ja ja timeCard Meldungen verwalten ja ja Serverdienst neu starten ja Lizenzen ansehen ja Lizenzen eingeben ja Terminal Update starten ja PC-Terminal Buchungsarten Kommen/ Gehen ja ja ja Projektbuchu ng ja ja ja Anzeige 133
timeCard 6 Gleitzeitguth aben ja ja ja Urlaubsguth aben ja ja ja Zweites Gleitzeitkont o ja ja ja Karenzzeit ja ja ja zurückliegen de Buchungen ändern ja ja ja Projekt anlegen ja ja ja Buchungen ändern ja ja ja Projektbuchu ng ändern ja ja ja zurückliegen de Buchungen ändern ja ja ja Monatsüber sicht ja ja ja Projektausw ertung ja ja ja Änderung Auswertung Zutrittskontrolle Funktionsgru ppe 134 Funktion sich selbst alle Personen alle Personen einer Abteilu
Software Programme Zutrittskontrolle (ZuKo) starten ja Kommandozeile starten ja Personendaten verwalten ja Personendaten ansehen ja ja Benutzer zuweisen bzw.
timeCard 6 Passwort verändern ja ja ja Datensicherung erstellen ja Datensicherung wiederherstellen ja Datensicherungen ansehen ja Archiv erstellen ja Archiv laden ja Terminal Update starten ja Archiv ansehen ja timeCard Meldungen ansehen ja ja timeCard Meldungen verwalten ja ja Serverdienst neu starten ja Lizenzen ansehen ja Lizenzen eingeben ja Personalverwaltung Funktionsgru ppe Funktion sich selbst alle Personen Programme Verwaltung 136 Kommandozeile starten ja Per
Software Personalakte verwalten ja ja Gehälter ansehen ja ja Personendaten ansehen ja ja Gehälter verwalten ja ja Benutzer zuweisen bzw. verwalten ja ja Benutzergruppen verwalten ja Administration Password verändern 4.4.
timeCard 6 Anwendung als GUI-Anwendung. Die Kommandozeilen-Applikation funktioniert parallel zur timeCard-Anwendung. Es kann aber immer nur eine Kommandozeilen-Applikation laufen. Über die Aufgabenplanung von Windows kann die Kommandozeilenfunktion eingerichtet werden. Bitte beachten Sie, dass diese auf dem timeCard-Server erfolgen muss. Bei absoluten Pfaden, die ein Leerzeichen enthalten, wie bei REINER SCT, muss der Pfad in Anführungszeichen gesetzt werden.
Software 2. Zur Einrichtung einer neuen Aktion nutzen Sie den Button Neu. 3. Im nächsten Dialog wählen Sie bei Aktion: Programm starten aus. Unter Programm/Skript muss der Pfad zur timeCardCMD.exe hinzugefügt werden. Unter Argumente hinzufügen (optional) muss die Zeichenfolge der Kommandozeile eingetragen werden.
timeCard 6 Schließen Sie nun dieses Dialogfeld mit OK. 4.
Software B. TRIGGER SETZEN 1. Wählen Sie Trigger aus. Neu. . 2. Trigger aktivieren.
timeCard 6 3. Bitte aktivieren Sie in der Übersicht zusätzlich Kommandozeile. Kommandozeilenaufruf: Backup Um das Backup ausführen zu können, benötigen Sie Administratorrechte. Das Backup kann nur auf lokale Laufwerke durchgeführt werden. Dieser Aufruf erstellt ein Sicherungsfile im Ausgabeverzeichnis C:\Programme\GemeinsameDateien \REINER_SCT\TCServer\Backup (Windows XP) bzw.C: \ProgramData\REINER_SCT\TCServer\Backup (Windows Vista/ 7) nach folgendem Schema: TIMECOLL_6000200-20150408_063619.
Software Importieren von Mitarbeiterdaten Der Befehl importiert aus einer UTF-8-Datei Mitarbeiterdaten in die <%name_software1%><% namesoftware2%>-Datenbank. Aufruf: <%setupexe%> -import employees {file} Parameter: {file} Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad). Die angegebene Verzeichnisstruktur muss existieren. Importieren von Terminaldaten Der Befehl importiert aus einer UTF-8-Datei Terminaldaten in die <%name_software1%><% namesoftware2%>-Datenbank.
timeCard 6 {file} {replace} Parameter Erklärung {fromDate} Von-Datum (Format dd.MM.yyyy) {toDate} Bis-Datum (Format dd.MM.yyyy) {exportType} Zu exportierende Buchungstypen: 1 = Projektbuchungen 2 = Zeitbuchungen 3 = Zeit- und Projektbuchungen {file} Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad). Die angegebene Verzeichnisstruktur muss existieren. {replace} 1 = Datei ersetzen 0 = nicht ersetzen, eventl.
Software <%setupexe%> -terminal set time Schreiben der Mitarbeiterdaten zum Terminal Der Befehl schreibt alle Daten der Mitarbeiter zu den aktiven Terminals. Dabei werden alle alten Mitarbeiterstände gelöscht. Dieser Befehl ist zu verwenden, wenn neue Mitarbeiter auf die aktiven Terminals zu übertragen sind. Aufruf: <%setupexe%> -terminal write employees Lesen der Buchungsdaten Der Befehl liest die Buchungsdaten von den aktiven Terminals in die Datenbank.
timeCard 6 Reportausgabe Der Befehl erstellt einen Excelreport eines gegebenen Zeitraums, durch ein definiertes Reportprofil. Weiterhin kann bestimmt werden, ob eine eventuell vorhandene gleichnamige Exportdatei überschrieben werden soll. Aufruf: <%setupexe%> -report {fromDate} {toDate} {profile} {file} {replace} Parameter Erklärung {fromDate} Von-Datum (Format dd.MM.yyyy) {toDate} Bis-Datum (Format dd.MM.
Software Abwesenheitskonto erstellen und bearbeiten Zeitzuschlagsprofile 181 Übersichtskalender öffnen und einstellen Buchen 195 148 Projektverwaltung Abteilung erstellen 196 200 Feiertagsverwaltung 201 Profilerkennungsregeln 206 Schichtplanungsassistent 211 Urlaubs- und Abwesenheitsplanung Abwesenheitsantrag Filterfunktion Auswertung 4.5.
timeCard 6 Abwesenheitskonten Anlegen von Abwesenheitskonten. Siehe Abwesenheitskonto erstellen und bearbeiten 171 Zeitzuschlagsprofile Siehe Zeitzuschlagsprofile 181 Kalender Den aktuellen Tag mit der linken Maustaste auswählen. Siehe Übersichtskalender öffnen und einstellen 195 Übertrag Siehe Übertrag 159 Übersicht Siehe Übersicht 4.5.2 160 Drucken Voraussetzung Die Druckereinstellungen sind auf Querformat eingestellt. Vorgehensweise 1.
Software Überträge ändern 149 Buchungsdaten auslesen 151 Notfallfunktion Terminaldaten einlesen 4.5.3.1 151 Überträge ändern Unter Hauptmaske/Übersicht/Übertrag können monatsbezogene Änderungen der Gleitzeit und des Urlaubs vorgenommen werden. Voraussetzungen 1. Die Person, bei der die Änderung durchgeführt werden soll, ist markiert. 2. Auswahl des Monats in welchem die gewünschte Änderung durchgeführt werden soll. Urlaub: Der Gesamtsaldo des Mitarbeiters kann im Übertragfenster geändert werden.
timeCard 6 Gleitzeit Monatsbezogene Änderungen der Gleitzeit für eine Person können durchchgeführt werden. Selektieren Sie eine Person in der Hauptmaske, wählen Sie Übertrag (oberhalb des Kalenders) und führen Sie die gewünschte Korrektur durch. Bitte beachten Sie, dass das zweite Gleitzeitkonto nur ausgebucht/gemindert werden kann. Siehe hierzu auch Kapitel Gleitzeitkonten 150 249 .
Software 4.5.3.2 Buchungsdaten auslesen Mit dieser Funktion können Sie im Offline-Modus Buchungsdaten von Terminals auslesen. 1. Wählen Sie Menü > Terminal > Buchungsdaten auslesen. Die Buchungsdaten werden ausgelesen. Sie erhalten eine Nachricht, sobald die Übertragung erfolgreich abgeschlossen ist. 4.5.3.3 Notfallfunktion Terminaldaten einlesen Die Notfallfunktion steht nur zur Verfügung, wenn das Terminal im Offline-Modus betrieben wird und die automatische Abfrage nicht aktiviert ist.
timeCard 6 4.5.4 Monat abschließen und freigeben Die Software schließt automatisch alle zurückliegenden Monate ab. Ausgenommen sind der aktuelle und der Vormonat. Sind die Monate abgeschlossen, können keine Änderungen, wie Buchungen vorgenommen werden. Es werden bei den abgeschlossenen Monate keine Berechnungen der Salden durchgeführt. Die Buchungen werden in der Tagesansicht inaktiv dargestellt. Die Anzeige ist gegraut. Sie können abgeschlossene Monate wieder freigeben. Vorgehensweise 1.
Software Krank (KR) Schule/Dienstreise (SCHUL) Urlaub (UR) Gleitzeit (GLEIT) Soll (SOLL) Vorgehensweise 1. Aktivieren Sie den entsprechenden Mitarbeiter unter Übersicht > Bereich Mitarbeiter und rechtsklicken Sie auf das Datum im Kalender. Folgender Dialog wird angezeigt: 2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Die Dauer der Tagesabwesenheit können Sie von der Sollzeit, welche im Arbeitszeitprofil hinterlegt ist, übernehmen oder per manueller Eingabe festlegen.
timeCard 6 4.5.5 Übersicht In dieser Ansicht sehen Sie eine Übersicht über einzelne Personen und deren Buchungen. In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Neue Buchung manuell durchführen Gleitzeitzuschlag 155 Optionales AZ-Profil 156 Optionales ZZ-Profil 157 Pausenzeit manuell bearbeiten Buchung löschen 157 158 Buchungsart wechseln 4.5.5.1 154 159 Neue Buchung manuell durchführen Sie können individuelle Buchungen auch manuell durchführen.
Software 2. Doppelklicken Sie auf die zu ändernde Buchung und klicken Sie OK. Gelöschte/veränderte Buchungen Das manuelle Löschen bestehender Buchungen kann nicht wieder hergestellt werden. Eine Möglichkeit veränderte/gelöschte Buchungen wieder herzustellen ist durch Einschalten der Protokollierungsfunktion (Einstellungen). 4.5.5.2 Gleitzeitzuschlag (GZZ) In der Übersicht können Sie manuell und tagesindividuell Gleitzeitzuschläge (in Zeiteinheiten) einfügen.
timeCard 6 Siehe hierzu auch Kapitel Gleitzeitkonten 4.5.5.3 249 Optionales AZ-Profil In der Übersicht können Sie, manuell und tagesindividuell, das dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnete und hinterlegte Arbeitszeitprofil (AZ-Profil) ändern. Voraussetzung: - In der Personenverwaltung/Mitarbeiterrolle/Arbeitszeit (Personenverwaltung) Profil aktiviert und hinterlegt. 92 ist das optionale Durch drücken des Buttons können Sie die Änderungen für den angewählten Tag durchführen.
Software 4.5.5.4 Optionales ZZ-Profil Voraussetzung: In der Personenverwaltung/ Mitarbeiterrolle/Arbeitszeit ist das optionale Zeitzuschlagsprofil (ZZProfil) (Personenverwaltung) 92 hinterlegt. Durch drücken des Buttons: kann dem Mitarbeiter das optionale Zeitzuschlagsprofil für den angewählten Tag zugeteilt werden. Vor der Änderung ohne Zeitzuschlag: Nach der Änderung mit Zeitzuschlag: Beispiel: Ab 18 Uhr an einem bestimmten Tag besteht hohe Lärmbelastung durch Sondermaschinen.
timeCard 6 Folgender Dialog wird angezeigt: 2. Ändern Sie die Pausenzeit entsprechend. Optional können Sie eine Notiz hinterlegen. Klicken Sie OK. Folgender Dialog wird angezeigt: 3. Klicken Sie OK. Die Änderung der gebuchten Pause wird vom System nicht mehr mit den vorgegebenen Zeiten generiert. Weitere Informationen Für Informationen über die Überschreitung und Unterschreitung von Pausenzeiten, siehe die Beispiele in Wochentage einstellen 165 . 4.5.5.
Software Buchung im Menü Verwaltung löschen 1. Wählen Sie Verwaltung > Buchungen löschen Folgender Dialog wird angezeigt: 2. Bestimmen Sie den Zeitraum, in dem Sie die Buchungen löschen wollen. Legen Sie fest, ob Sie Zeitbuchungen und/ oder Ganztagesbuchungen des Mitarbeiters löschen wollen. Klicken Sie OK. Die Buchungen sind gelöscht. 4.5.5.7 Buchungsart wechseln Sie können Buchungsarten wechseln.
timeCard 6 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie mit OK. 4.5.5.9 Übersicht Durch Drücken des Buttons Übersicht erhalten Sie den kompletten Monatsüberblick der Arbeitszeiten etc. des angewählten Mitarbeiters. Unter Einstellungen können Sie durch Setzten von Hacken manuell auswählen, welche Punkte in der Monatsansicht/ Druck angezeigt werden sollen, sowie die Kopf- / und Flusszeile (Drucken) benennen. Die Ausrichtung kann optional als Hoch- oder Querformat definiert werden.
Software Unter Monat zurück/ Monat vor können Sie in der Monatsansicht wechseln. Unter Mitarbeiter zurück/ Mitarbeiter vor können Sie die Monatsansicht eines anderen Mitarbeiters ansehen. Unter Drucken erhalten Sie die Druckoption der Monatsansicht des Mitarbeiters. Unter Export können die Monatsdaten des Mitarbeiters exportiert werden. 4.5.6 Zeitrechner Mit dem Zeitrechner können Sie Zeiten im Uhrzeitformat hh:mm:ss und dem Dezimalformat 0,00 berechnen.
timeCard 6 Operator <-- Beschreibung Erklärung Löschen der letzten Stelle Beim ersten Drücken erscheint das Komma -> 8. Beim zweiten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08: Setzen von ,: Komma bzw. : Beim dritten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08:00: Beim vierten Drücken erscheint der Doppelpunkt -> 08:00:00 <> Umwandlung Dezimal <> Uhrzeit Der eingegeben Wert wird ins Dezimalformat oder ins Uhrzeitformat umgerechnet. 8.
Software In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Arbeitszeitprofil anlegen und bearbeiten Wochentage einstellen 4.5.7.1 163 165 anlegen und bearbeiten In der Regel wird mit Tagessollprofilen gearbeitet. Monatssollprofile kommen zum Einsatz, wenn der Mitarbeiter jeden Monat die gleiche Sollzeit hat, unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage. In timeCard sind zwei Tagessoll- und ein Monatssoll-Profil vordefiniert.
timeCard 6 2. Klicken Sie die Schaltfläche Neues Profil erstellen. Optional können Sie auch ein Profil kopieren und dieses bearbeiten oder eins markieren und dies bearbeiten. 3. Machen Sie folgende Angaben: Name Geben Sie einen Arbeitszeitprofil-Namen ein. Kürzel / Farbe Diese Angaben sind optional. Sie werden für den Schichtbetrieb benötigt. ID Geben Sie eine ID als zusätzliches Sortiermerkmal an. Die ID muss nicht eindeutig sein. Die Länge ist auf 6 Stellen begrenzt.
Software Tagessoll Die tägliche Sollzeit wird direkt im Profil angegeben. Die Berechnung erfolgt dann am Tagesbeginn mit dem aktuellen Gleitzeitsaldo minus der Sollzeit des Tages. Der Gleitzeitsaldo soll dann im Laufe des Tages ausgeglichen werden. In der Übersicht werden die seit Monatsbeginn aufsummierten Zeiten angezeigt. Abteilung Sie können dem Arbeitszeitprofil optional eine Abteilung zuordnen. Dies hat zur Folge, dass nur die Abteilungsadministratoren dieses Arbeitszeitprofil bearbeiten dürfen.
timeCard 6 2. Treffen Sie folgende Einstellungen: Sollzeit Tägliche Sollzeit an Werktagen. Diese Angabe ist ausreichend für die Erfassung/ Berechnung von Zeitsalden (Soll-/ Ist-Auswertung). Der eingestellte Wert ist auch der Wert, mit dem die Ganztagesabwesenheiten gebucht werden. Bei Monatssollprofilen gibt es keine tägliche Sollzeit. Anstatt dessen können Sie einen Zeitwert pro Tag hinterlegen. Dieser Zeitwert wird bei Ganztagesbuchungen verwendet.
Software berechnet (Beispiel: Buchung um 07:50 Uhr; aber weil der Mitarbeiter sich vor Arbeitsbeginn noch umziehen muss, wird erst ab 08:00 Uhr gerechnet). Buchung erlaubt und Buchung bewertet können auch miteinander kombiniert werden. Buchung erlaubt Mit dieser Funktion können der früheste Arbeitsbeginn, das späteste Arbeitsende festgelegt werden. Bei Buchungen außerhalb dieser Grenzen kommt der Warnhinweis Unerlaubte Buchung und der Kalendertag wird braun hinterlegt.
timeCard 6 Die Pause (1) ist die Frühstückspause. Die Pause (2) ist die Pause, die der Mitarbeiter gestempelt hat. Die Pause (3) ist die Pause, die das System auffüllt, um Ihre vorgegebenen 45 Minuten zu erreichen. Sie können die Pausen auch manuell ändern, indem Sie einfach die jeweiligen Pause anklicken. Gebuchte Pause (2) des Mitarbeiters Die Änderung der gebuchten Pause kann noch mit einem Buchungsgrund versehen werden und wird vom System nicht mehr mit den vorgegebenen Zeiten generiert.
Software Beispiel 2: Pausenzeit wird überschritten Sie haben eine Pause von 45 Minuten zwischen 12 und 14 Uhr festgelegt. Ihr Mitarbeiter bucht von 12 bis 14.00 Uhr eine Pause. Das ist nominell eine Pause von 120 Minuten. Die Tagesbuchungen sehen wie folgt aus. Die Pause (1) ist die Frühstückspause. Die Pause (2) ist die Pause die der Mitarbeiter gestempelt hat. Da die Pause des Mitarbeiters länger war als die geforderte, wird genau diese gestempelte Pause verbucht.
timeCard 6 Beispiel Tagespause nach Anwesenheit Die Tagespause Arbeitszeit erstellt die Pause erst nach Erreichen Mindestarbeitszeit plus Pausendauer. Im folgenden Beispiel wird also bei 6:10 h keine Pause erzeugt, sondern frühestens bei 6:30 Std eine Pause von 30 Minuten, so dass die mind. Arbeitszeit durch die Pause nicht unterschritten wird.
Software geben Sie 3 Stunden ein. Dann werden dem Mitarbeiter am Tag genau 15 Minuten abgezogen, sofern er mindestens 3 Stunden anwesend war: Dies ist unabhännig davon, wann er die Pause macht. Wenn er eine Pause stempelt, die z.B. 15 Minuten länger (z.B. 11:00 Uhr bis 11:30 Uhr) als die festgelegten 15 Minuten sind, dann wird auch die Pausenüberschreitung mit berücksichtigt und komplett angerechnet. Gebuchte Pause wird komplett angerechnet Wenn der Mitarbeiter eine Pause von 9 Minuten (z.B.
timeCard 6 4.5.8.1 erstellen und bearbeiten In den Abwesenheitskonten definieren Sie, wie Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter gebucht werden. Es gibt folgende Kontoarten: vordefinierte Konten frei definierbare Konten Vorgehensweise 1.
Software 2. Um ein neues Abwesenheitskonto zu erstellen wählen Sie Bereich Abwesenheitskonten > Schaltfläche Neues Konto erstellen. Ein leeres Abwesenheitskonto wird angezeigt. 3. Vergeben Sie einen Namen, machen Sie folgende Einstellungen und klicken Sie Übernehmen. Kürzel Geben Sie ein, welches Kürzel im Terminal angezeigt werden soll. Name Geben Sie einen Namen für das Abwesenheitskonto ein. Beschreibung Geben Sie optional eine Notiz ein.
timeCard 6 Beispiel 1 Auffüllen zum Tagessoll: Abwesenheit Dienstgang, Mitarbeiter geht während der Arbeitszeit zur Post und danach nach Hause weil seine Arbeitszeit beendet ist. Eine Gehen-Buchung wird nicht getätigt. Durch aktiveren der Ersatzzeit "Auffüllen zum Tagessoll" wird die fehlende Sollzeit des hinterlegten Arbeitszeitprofils aufgefüllt und es wir eine Gehen-Buchung generiert. Beispiel 2 feste Zeit: Auszubildende/r hat nachmittags Berufsschule, arbeitet jedoch Vormittags im Unternehmen.
Software Rundungseinstellungen in den Arbeitszeitprofilen außer Kraft. Jedoch nur für dieses eine definierte Abwesenheitskonto (Ausnahme Ist-Zeit 177 ). Als Projektzeit berechnen Aktivieren Sie diese Option, wenn das Abwesenheitskonto als Projektzeit berechnet werden soll. Andernfalls wird dieser Abwesenheitsgrund nicht bei der Projektauswertung berücksichtigt. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn das Abwesenheitskonto als Arbeitszeit buchen deklariert ist. Sie haben ein neues Abwesenheitskonto erstellt.
timeCard 6 Beispiel 2: Auffüllung bis zum Tagessoll Ersatzzeit aktiviert. Auffüllung bis zum Tagesoll. Tagessoll ist im Arbeitszeitprofil mit 8 Stunden definiert. Bei der Auffüllung der Ersatzzeit zum Tagessoll werden die nicht abgeschlossene Abwesenheiten bis zum Tagessoll aufgefüllt. Die Abwesenheitskonten können Sie durch Rechtsklick im Kalender erfassen. Es können die bereits vorkonfigurierten Abwesenheiten per Rechtsklick erfasst werden.
Software Wenn Sie den Abwesenheitsgrund im Kalender auswählen, haben Sie die Möglichkeit einen Zeitraum bzw. die jeweiligen Tage für diesen Zeitraum festzulegen. Außerdem können Sie hier die Dauer als prozentualen Anteil an der Sollzeit festlegen bzw. manuell eingeben. 4.5.8.1.2 Ist-Zeit Ist-Zeit Ist-Zeit kann nicht manuell zugewiesen werden. Sie definiert den aktuellen Tageszeitraum. Über die Ist-Zeit kann Einfluss auf die im Arbeitszeitprofil hinterlegten Rundungen der Tagesbuchungen genommen werden.
timeCard 6 Beispiel Ist-Zeit: Wird der Hacken bei Rundung zulassen entfernt, wird nur die erste Kommen-Buchung des Tages sowie die letzte Gehen-Buchung des Tages gerundet (Abhängigkeit von Einstellungen im Arbeitszeitprofil 162 .. 4.5.8.1.3 Pausenschw ellw ert Aufgrund gesetzlicher Pausenregelungen dürfen kleine Pausen von 15 Minuten nicht unterschritten werden. Daher bietet die Software die Einstellung eines Pausenschwellwertes.
Software in den Zeiträumen der Festen Pausen fallen. In den Beispielen wird immer von einer Tagespause ausgegangen. Beispiel 1: Pausenschwellenwert wird unterschritten Beim Abwesenheitskonto PAUSE wurde ein Pausenschwellenwert von 10 Minuten festgelegt. In den Arbeitszeitprofilen wurde eine Tagespause 45 Minuten festgelegt. Pausenschwellenwert 10 Minuten Tagespause 45 Minuten Der Mitarbeiter bucht eine Pause von 5 Minuten. Er unterschreitet also den Pausenschwellenwert.
timeCard 6 Pausenschwellenwert 10 Minuten Tagespause 45 Minuten Der Mitarbeiter bucht eine Pause von 15 Minuten. Er überschreitet also den Pausenschwellenwert. Die Überschreitung des Schwellenwertes hat zur Folge, dass die 15 Minuten von der generierten Tagespause abgezogen wird und das System generiert diese Tagespause nun mit 30 Minuten. Der Pausenschwellenwert kann nur für Konten aktiviert werden, die als Abwesend gebucht werden. 4.5.8.1.
Software wird genau die Pause bewertet, die der Mitarbeiter stempelt. 4.5.9 Zeitzuschlagsprofile (ZZ) Über ein Zeitzuschlagsprofil (ZZ-Profil) können Sie Zeitzuschläge generieren, wenn Sie Mitarbeitern an bestimmten Tagen Zeitzuschläge gewähren möchten oder wenn Sie unternehmenseigene Profile für z. B. Sonderzeiten erstellen wollen. Sie können beliebig viele Profile anlegen. Ein Mitarbeiter kann aber zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein Standard-Zeitzuschlagsprofil haben.
timeCard 6 Profil). Zusätzlich können über Gleitzeitzuschlag 155 (GZZ) weitere Zuschläge in Stunden manuell zu gebucht werden. Diese werden nicht mit dem zugewiesenen Standard-Zeitzuschlagsprofil verrechnet sondern separat in der Monatsübersicht angezeigt. In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Zeitzuschlagsprofile anlegen und bearbeiten 182 Wochentage für Zeitzuschlagsprofile einstellen Beispiele: Berechnung 4.5.9.
Software 2. Machen Sie folgende Angaben: Registerkarte Profileigenschaften Profilname Geben Sie ein Zeitzuschlagsprofil-Namen ein. ID Geben Sie eine ID als zusätzliches Sortiermerkmal an. Die ID muss nicht eindeutig sein. Die Länge ist auf 8 Stellen begrenzt. Abteilung Sie können dem Zeitzuschlagsprofil optional eine Abteilung zuordnen. Dies hat zur Folge, dass nur die Abteilungsadministratoren dieses Zeitzuschlagsprofil bearbeiten dürfen.
timeCard 6 4.5.9.2 Wochentage für Zeitzuschlagsprofil einstellen Geben Sie hier die Einstellungen für die Verarbeitung der Wochentage eines Zeitzuschlagsprofils an. Sie können für jeden einzelnen Tag der Woche ein eigenes Zeitzuschlagsprofil anlegen oder von einem anderen Tag übernehmen. Es können für einen Wochentag mehre zuschlagspflichtige Zeiträume definiert werden. 1. Wählen Sie Funktionsleiste Zeitzuschlagsprofile > Folgende Ansicht wird angezeigt: 2. Klicken Sie Neu.
Software 4. Sie können die Zuschläge bereits definierter Wochentage als Vorlage nutzen und anderen Wochentagen zuweisen. Aktivieren Sie dafür Von einem anderen Tag übernehmen und wählen Sie unter manuelle Eingabe den entsprechenden Wochentag aus. Klicken Sie OK. 4.5.9.3 Beispiel: Berechnungen Ein Zeitzuschlag wird generell nur für die Zeiten ermittelt, zu denen der Mitarbeiter anwesend ist.
timeCard 6 KO GE Für eine Tagespause gibt es keinen bestimmten Zeitraum, in dem sie definiert ist. Sie wird daher vor der letzten Gehenbuchung generiert. D.h., auch, wenn die Pause zu einem anderen Zeitpunkt genommen wurde, wird sie am Tagesende generiert und wirkt sich hier auch auf die Zeitzuschläge aus. Es werden 1,5 Std. Zuschlag gewährt.
Software 06:00 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 ZZ 50 % ZZ 50 % ZZ 50 % KO GE PB PE Der Zeitzuschlag wird nur für die Anwesenheit berechnet. Die Projektzeiten werden durch Zeitzuschläge nicht geändert. Die Projektzeit beträgt oben 5 Std., ein Zeitzuschlag von 2 Std. wird gewährt.
timeCard 6 06:00 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 ZZ 50 % ZZ 50 % ZZ 50 % Zuschlag für Besonderen Feiertag 25.12., 26.12. und 01.05. 125 % KO GE Nur am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai und nur, wenn der Zuschlag für Besondere Feiertage größer als 0 ist. Der Zuschlag für Besondere Feiertage übersteuert Zeit- und Feiertagszuschläge. Im obigen Beispiel werden daher 12,5 Std. Zuschlag gewährt, die Zeitzuschlagszeiten werden nicht berücksichtigt.
Software Heiligen Abend bzw. Silvester übersteuert wird. verschobener Tagesbeginn verschobener Tagesbeginn und Feiertag verschobener Tagesbeginn und besonderer Feiertag (24.12. und 31.12. ab 14:00 Uhr) ZZ Zeitzuschlag KO Kommen GE Gehen PB Projektbeginn PE Projektende anwesend abwesend, als Arbeitszeit buchen abwesend, als abwesend buchen Zeitzuschlag Sonderzuschlag Feiertag besonderer Feiertag Pause offenes Projekt 4.5.
timeCard 6 In dem folgenden Kapitel erhalten Sie Informationen über: Anzeigen 190 Versenden Korrigieren 192 194 Weitere Informationen erhalten Sie auch unter: Inkonsistenzinformation einstellen SMTP 104 111 4.5.10.1 Anzeigen Sie können sich eine chronologische Auflistung aller Mitarbeiter, bei denen keine oder fehlende Buchungen vorliegen, anzeigen lassen. Vorgehensweise 1.
Software 2. Klicken Sie das Icon Datensätze filtern, um die Anzeige nach verschiedenen Kriterien zu filtern, oder wählen Sie im Kontextmenü Tag ansehen. Die Auswahl wird Ihnen angezeigt. Meldungen nach Filter-Setzten Sie können durch Setzen des Filters in der Mitarbeiterübersicht eine Vordefinition über z. B. Abteilungen und deren Inkonsistenzmeldungen treffen. 1. Setzen Sie den gewünschten Filter ( Filterfunktion) 237 2. Wählen Sie Inkonsistente Buchungen. 3.
timeCard 6 4.5.10.2 Versenden Bei korrekt eingestelltem SMTPhinterlegte Adressen erfolgen. 111 Server kann der automatische Versand einer E-Mail an Eine Meldung wird automatisch vom System generiert und zum Tageswechsel versandt. Es wird jeweils der Vortag bewertet und über diesen wird einmalig informiert. * Voraussetzung: Sie benötigen definierte Rechte. Siehe hierzu Benutzergruppenverwaltung 127 . Einstellungen Folgende mitarbeiterbezogene Einstellungen sind zusätzlich nötig: 1.
Software 2. Hinterlegen Sie zusätzlich den Empfänger der Inkonsistenzbenachrichtigung unter Personenverwaltung/Mitarbeiterrolle/Inkonsistenzinformation durch Klick auf weitere Person und Auswahl des Empfängers. Sofern Sie weitere Empfänger, z.B Abteilungsleiter, Kollegen zur Empfängerliste hinzufügen wollen, kann dies über den + Weitere Person Button und Auswahl der Personen erfolgen.
timeCard 6 Manueller Versand Eine vom timeCard-System versandte Nachricht kann durch manuelles Eingreifen wiederholt an den gleichen Empfängerkreis verschickt werden. 1. Wählen Sie Inkonsistente Buchungen. 2. MMarkieren Sie einen Mitarbeiter über die rechte Maustaste. Sie erhalten die Auswahl: Tag ansehen/ E-Mail Benachrichtigung senden. 3. Wählen Sie E-Mail Benachrichtigung senden 4. Die E-Mail wurde versandt.
Software Beispiel: Mitarbeiter Paul Gläser ohne Gehen-Buchung zum Feierabend . 4. Überprüfen Sie das Vorhandensein einer logischen, chronologischen Buchungsabfolge. 5. Nehmen Sie die nötigen Korrekturen vor: z. B. Ergänzen von Buchungen, Löschen von Doppelbuchungen, Hinzufügen einer fehlenden Abwesenheit (Krank). Siehe Hierzu Kapitel Übersicht 160 . 4.5.
timeCard 6 4. Um einen Tag nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie auf den entsprechenden Wochentag und wählen im Kontextmenü Tag ansehen. Sie springen in das Hauptprogramm und können den ausgewählten Tag bearbeiten. Alternativ können Sie auch direkt Abwesenheiten erstellen bzw. löschen. Einstellungen für die Monatsübersicht vornehmen Sie können die Anzeigeparameter für den Druck und die Darstellung am Bildschirm einstellen.
Software lange an den einzelnen Projekten gearbeitet wurde. Oder Sie lassen sich anzeigen, welche Mitarbeiter an einem Projekt gearbeitet haben. Sie legen Projekte an und können dann die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter auf diese Projekte buchen. Sie haben einen genauen Überblick, wo welche Ressource verbraucht wird. Zusätzlich zu den Projekten können Sie Tätigkeiten definieren und diese den einzelnen Projekten zuordnen.
timeCard 6 ausgegeben wird. Aktivierung Projekt aktiv Wenn Sie das Projekt aktivieren, wird es für die Berechnungen und die Zeiterfassung freigegeben. Wenn Sie es deaktivieren, können keine Buchungen auf das deaktivierte Projekt getätigt werden. Bereits getätigte Buchungen werden in timeCard zwar angezeigt, sie können aber nicht mehr verändert werden. 3. Um eine komplette Liste der Projekte auszudrucken, wählen Sie Drucken. Um die Projekte zu filtern, wählen Sie Filtern. 4. Klicken Sie OK.
Software Buchung Zeit Legen Sie den Projektbeginn fest. Zeit (gerundet) Legen Sie den Projektbeginn fest. Buchungsart Wählen Sie Projektbeginn. Wenn Sie ein Projektende buchen wollen, dann wählen Sie Projektende aus. Abwesenheitskonto Wählen Sie das entsprechende Abwesenheitskonto aus. Kommentar Optional können Sie eine Notiz hinterlegen. Änderungsart Dieses Feld können Sie nicht bearbeiten. Projekt Projekt Klicken Sie Auswählen. Wählen Sie im folgenden Dialog das entsprechende Projekt aus.
timeCard 6 2. Markieren Sie einen Schlüssel und ordnen Sie dem Schlüssel im Feld Name eine Tätigkeit zu. 3. Aktivieren Sie die Option Tätigkeit aktiv, wenn Sie die Tätigkeit im Projekt zuordnen wollen. 4. Erst wenn die Tätigkeit aktiviert ist, können Sie sie verwenden. Klicken Sie Übernehmen. Sie haben eine Tätigkeit definiert. 4.5.13 Abteilung erstellen 1. Wählen Sie Menü > Verwaltung > Abteilungen.
Software 2. Wählen Sie Neue Abteilung erstellen, tragen Sie im Feld Name einen Namen ein und optional im Feld Bemerkung eine Notiz. Mit der Auswahl Übergeordnete Abteilung können Sie Abteilungen schachteln. Klicken Sie Übernehmen. Sie haben eine Abteilung angelegt. 3. Um eine Abteilung zu löschen, klicken Sie Selektierte Abteilung löschen. Sie können Abteilungen nur dann löschen, wenn der Abteilung kein Mitarbeiter zugeordnet ist. Hinweis: Sie können beliebig viele Unterabteilungen erstellen.
timeCard 6 Sobald Sie das Standard-Profil befüllt haben und es speichern, ist es für die Mitarbeiter, bei denen Sie den Standard nicht explizit entfernt haben, gültig und dies Stichtags bezogen. Eine rückwirkende Feiertagsdefinition ist nicht möglich! Beispiel: Sie befüllen/weisen das Profil am 2. Januar für das laufende Jahr zu. Da eine Rückwirkung nicht möglich ist wird der 1. Januar nicht als Feiertag gewertet. Wir empfehlen im Voraus alle Feiertage zu verwalten.
Software Feiertagsliste importieren 203 Feiertagsliste exportieren 205 4.5.14.1 Feiertagsliste importieren Die Feiertage können jederzeit neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden (auch vordefinierte). Die Zuordnung eines Feiertagsprofils erfolgt in der Personenverwaltung (Allgemeine Daten). Das Profil ist ab dem Zeitpunkt der Zuweisung gültig. Voraussetzung Es existiert ein (befülltes) Feinertragsprofil. Vorgehensweise 1.
timeCard 6 1. Aktivieren Sie Vordefinitionen und machen Sie folgende Angaben: Vordefinitionen Nach der Auswahl von Land und Region lassen sich auch verschiedene Klassen wählen. Land Wählen Sie ein Land aus. Region Wählen Sie ein Bundesland aus. gesetzlich anerkannte Feiertage gesetzlich nicht anerkannte Feiertage Wählen Sie eine der Optionen. alle Feiertage 2. Prüfen Sie die Feiertage im Bereich Feiertage. Sie können die Feiertage per Klick an- bzw. abwählen.
Software oder: Schaltfläche Neues Feiertagsprofil anlegen und benennen Sie es. Das Feld Bezeichnung ist aktiv. 2. Geben Sie im rechten Bereich im Feld Bezeichnung einen Namen für Ihr Feiertagsprofil und optional eine Beschreibung zum Profil ein. Das Feiertagsprofil ist ohne Feiertage angelegt. 3. Setzen Sie die Feiertage. Sie haben folgende Optionen: o Feiertage manuell setzen o Feiertagsliste importieren. Siehe Feiertagsliste importieren 203 4.
timeCard 6 Folgender Dialog wird angezeigt. Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zu der entsprechenden txt-Datei und wählen Sie Öffnen. Die Datei wird exportiert. 4.5.15 Profilerkennungsregeln Mit dem Erstellen von Profilerkennungsregeln können Sie Regeln erstellen, die anhand der ersten gebuchten Kommen Zeit, hinterlegte Arbeitszeitprofile (AZ-Profile9 automatisch dem Mitarbeiter zuweisen. Die Erkennungsregeln werden nur angewandt, wenn Buchungen aus dem Terminal ausgelesen werden.
Software Mitarbeiterrolle 95 . In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Profilerkennungsregel erstellen 206 Beispiel: Profilerkennungsregel 208 4.5.15.1 Profilerkennungsregeln erstellen Pro Regel können Sie mehrere Erkennungszeiten angeben. Voraussetzungen - aktiver Schichtbetrieb beim Mitarbeiter in der Mitarbeiterrolle - definierte Arbeitszeitprofile (siehe Kapitel Arbeitszeitprofile) 162 Vorgehensweise 1.
timeCard 6 4. Geben Sie den Zeitraum ein und wählen Sie das dazugehörige AZ-Profil aus. Klicken Sie OK Die Erkennungszeit erscheint auf der rechten Seite. Wir empfehlen den Zeitraum von 0:00 Uhr bis 23:59 lückenlos zu definieren. Wenn im undefinierten Zeiträumen gebucht wird, kann die Profilerkennungsregel keine Schicht zuweisen und greift auf die geplante zurück. 4.5.15.2 Beispiel: Profilerkennungsregeln Sie erstellen eine Profilerkennungsregel1 und definieren 3 Erkennungszeiten.
Software Sobald ein Mitarbeiter in einer Zeit bucht, die in der für ihn hinterlegten Profilerkennungsregel nicht definiert ist, zieht timeCard kein Arbeitsprofil für diesen Tag. Der Mitarbeiter erhält auch keine Meldung, dass kein Profil für diesen Tag ausgewählt wurde. 4.5.16 Schichtplanung Schichtarbeit wird in der timeCard-Zeiterfassung über unterschiedliche Arbeitszeitprofile abgebildet. Siehe Arbeitszeitprofile 162 . Wiederkehrende Schichten können abgebildet und zugewiesen werden.
timeCard 6 Im Bereich Profilname werden alle bereits definierten Assistenten angezeigt. Sie können neue Profile anlegen, vorhandene kopieren, zur Bearbeitung markieren oder Profile löschen. 2. Wählen Sie Neues Profil erstellen und machen Sie auf der Registerkarte Einstellungen folgende Angaben: Profilname, eine ID und optional eine Abteilung. Markieren Sie, ob das Profil aktuell in Verwendung ist oder nicht. Legen Sie fest, wie viele Wochen ein Schichtplan aktiv ist. Klicken Sie Übernehmen.
Software 3. Wählen Sie pro Wochentag ein Arbeitszeitprofil aus. Wenn Sie bereits Arbeitszeitprofile in einer anderen Woche angelegt haben, dann können Sie die Auswahl mit der Option Von einer anderen Woche übernehmen auswählen. Klicken Sie Übernehmen. Die Änderungen wirken sich erst ab der Neuzuweisung aus, nicht rückwirkend. Sie haben für eine Woche Arbeitszeitprofile ausgewählt. 5. Wählen Sie für alle relevanten Wochen die entsprechenden Arbeitszeitprofile aus, und klicken Sie OK.
timeCard 6 Achtung: Es können Einschränkungen durch einen gesetzten Filter in der Hauptansicht oder Rechtebeschränkung in den Benutzergruppen entstehen. Falls Sie nicht alle Mitarbeiter denen ein Schichtbetrieb zugewiesen ist sehen, prüfen Sie bitte die Filtereinstellungen und Ihre Berechtigungen in Benutzergruppe. 2. . Sie haben folgende Optionen für das Zuweisen der Schicht/Schichtplanungsassistenten: Markieren Sie links einen Mitarbeiter.
Software Schichtplan ändern nur für einen bestimmten Zeitraum Sie befinden Sich in der Schichtplanung. Beispiel 1: 1. Sie haben folgende Optionen für das Ändern der Schicht/Schichtplanungsassistenten: Markieren Sie links einen Mitarbeiter. Klicken Sie nun rechts in der Kalenderansicht die rechte Maustaste in der Zeile des markierten Mitarbeiters. In dieser Zeile markieren Sie nun den Zeitraum für den die Änderung Gültigkeit haben soll.
timeCard 6 4.5.16.4 Beispiel: Schichtarbeit Für ein einfaches Schichtmodell mit einer Frühschicht von 06:00 bis 14:00 Uhr, einer Spätschicht von 14:00 bis 22:00 Uhr und einer Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr sollten drei Arbeitszeitprofile angelegt werden: Frühschicht Spätschicht Nachtschicht Profiltyp Tagessoll Tagessoll Tagessoll M - Fr: Sollzeit 8:00 Std. 8:00 Std. 8:00 Std. Mo. - Sa.
Software Formular, mit dem Mitarbeiter einen papierlosen Antrag für eine gewünschte Abwesenheit stellen, Anträge ändern oder stornieren kann. Nach der Fertigstellung des Abwesenheitsantrages erfolgt die Weiterleitung an zugewiesene Vorgesetzte des Antragstellers. Der Vorgesetzte wird in Echtzeit über das interne timeCard Postfach informiert, sobald ein neuer Antrag eingegangen ist. Optional ist es auch möglich, den Vorgesetzten über eine externe E-Mail-Adresse zu informieren.
timeCard 6 Wir empfehlen die SMTP-Einrichtung um die Abwesenheitsplanung noch komfortabler nutzen zu können. Hier zeigen Sie den Abwesenheitsantrag an: Menü Verwaltung > Abwesenheitsantrag stellen Am PC Buchungsterminal/ Web-Terminal > Abwesenheitsantrag timeCard 6 App In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Mitarbeitersicht 216 Vorgesetztersicht 225 4.5.17.1.
Software 1. Wählen Sie Abwesenheit. Es erscheint folgender Dialog: 2. Wählen Sie das gewünschte Abwesenheitskonto. Die Konten können individuell erweitert oder ausgeblendet werden. Siehe hierzu Kapitel Abwesenheitskonto. 3. Wählen Sie nun den Zeitraum der Abwesenheit und bestätigen Sie mit weiter. Siehe hierzu Kapitel Ansicht Abwesenheitsantrag.
timeCard 6 4. Im nächsten Schritt wird der gewählte Zeitraum für Ihre Abwesenheit im Übersichtsfenster angezeigt. Unter Optional können Sie eine Beschreibung zu Ihrer Abwesenheit erstellen welche der oder die Vorgesetzten zusätzlich erhalten soll. Diese Beschreibung wird nicht an Dritte weitergeleitet.
Software Im Feld informieren können Sie unter dem Button + weitere Personen nun Personen mit aktivierter Benutzerrolle sowie hinterlegter E-Mail-Adresse und aktivem E-Mail-Info-Feld in den Empfängerkreis mit aufnehmen. Unter + per E-Mail können weitere, Personen durch Eingabe der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass diese neu hinzugefügten Personen den im Feld Beschreibung hinterlegten Text nicht erhalten. 5. Klicken Sie nun auf Beantragen. Der Abwesenheitsantrag ist gestellt. 4.5.
timeCard 6 2. Markieren Sie mit einem Mausklick einen bewilligten Antrag und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Weiter. 3. Sie können nun den gewünschten Zeitraum ändern. 4. Im nächsten Schritt wird der gewählte Zeitraum für Ihre Abwesenheit im Übersichtsfenster angezeigt. Ändern Sie diesen wunschgemäß ab und klicken Sie Weiter. 5. Im Übersichtsdialog werden die gewünschten Änderungen in Rot angezeigt.
Software die Vorgesetzten zusätzlich erhalten soll. Diese Beschreibung wird nicht an Dritte weitergeleitet. Im Feld informieren können Sie unter dem Button + weitere Personen nun Personen mit aktivierter Benutzerrolle sowie hinterlegter E-Mail-Adresse und aktivem E-Mail-Info-Feld in den Empfängerkreis mit aufnehmen. Unter + per E-Mail können weitere, Personen durch Eingabe der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.
timeCard 6 2. Wählen Sie mit einem Mausklick den zu stornierenden Antrag aus. 3. Ihnen wird im nächsten Schritt folgende Info angezeigt: 4. Beantragen Sie die Stornierung mit einem Mausklick.
Software 4.5.17.1.1.4 Antrag in der App Sie können aus der App heraus Anträge stellen. Öffnen Sie die App. Unter Antragswesen finden Sie den Menüpunkt: Neu. Hier können Sie nun Anträge stellen und Weiteres. 4.5.17.1.1.5 Postfach In timeCard gibt es mehrere Postfächer: Web-Terminal-Postfach PC-Buchungsterminal-Postfach timeCard Client-Postfach In jedem Postfach finden Sie alle Informationen über genehmigte und abgelehnte Abwesenheitsanträge.
timeCard 6 Es wird unterschieden zwischen drei Postfächern. Das Postfach im Web- Terminal/ PC – Buchungsterminal sowie das Postfach im timeCard Client. Ins Postfach gelangen alle Nachrichten, die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung betreffen. Alle Infos zu den genehmigten bzw. abgelehnten Anträgen landen in dem Postfach. Postfach PC-Buchungsterminal: Voraussetzung ist ein installiertes PC-Buchungsterminal. Ins Postfach gelangen Sie über das Menü Benutzer > Postfach.
Software Postfach Web-Terminal: Voraussetzung ist ein eingerichtetes Webterminal Hier informiert timeCard den User automatisch über die Eingänge. Falls Web- sowie PCBuchungsterminal gleichzeitig installiert und in Gebrauch sind, geht die Benachrichtigung automatisch an beide Postfächer. Im Postfach erhalten Sie einen Überblick aller eingegangener Nachrichten. Die Anzeige der Nachrichten können über den Filterbutton gefiltert werden.
timeCard 6 4.5.17.1.2.1 Stellen Ein Abteilungsleiter/Berechtigter (Benutzergruppenverwaltung) Abteilung Abwesenheitsanträge erstellen. 127 kann für Mitarbeiter seiner Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Urlaubs-, Schicht und Abwesenheitsplanung > Meine Anträge und klicken Sie neuen Antrag erstellen. Machen Sie folgende Angaben: Mitarbeiter Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Abwesenheitskonto Wählen Sie ein Abwesenheitskonto aus, beispielsweise Urlaub oder Gleittag.
Software 4.5.17.1.2.2 Ändern Der Mitarbeiter hat einen Antrag gestellt. Der Vorgesetzte wird über das timeCard Postfach oder die hinterlegte E-Mail-Adresse über den neuen Abwesenheitsantrag des Mitarbeiters informiert. Eine Übersicht der Antragseingänge finden sich unter: Menü Verwaltung > Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsplanung > Reiter Antragseingang. Vorgehensweise der Antragsbearbeitung 1. Antrag ansehen 2. Übersicht Antrag in der Abwesenheitsplanung ansehen (optional) 3. Antrag genehmigen bzw.
timeCard 6 2. Antrag in der Abwesenheitsplanung Hier können Sie sich einen Überblick über die Abwesenheitsanträge (grau schraffiert) und die bereits genehmigten Abwesenheiten (farblich hinterlegt) verschaffen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die schraffierten Tage klicken in der Abwesenheitsplanung (nicht unter Antragseingang), können Sie den Antrag entweder direkt ansehen, genehmigen oder ablehnen. Klicken Sie dazu auf die grau schraffierte Fläche.
Software erhält (nicht die hinterlegten zusätzlichen Empfänger). 3. Antrag genehmigen/ablehnen im Antragseingang: Beispiel 1: Dem Mitarbeiter sind zwei Vorgesetzte hinterlegt. Vorgesetzter 1: bewilligt den Antrag Vorgesetzter 2: bewilligt den Antrag Vorgesetzter 1: Genehmigung, im Feld Zusatzinf- kann eine Begründung hinterlegt werden. Diesen Begründungstext sieht nur der Mitarbeiter. Der genehmigte Antrag Nr.
timeCard 6 Der Antrag ist jedoch aber noch nicht in der „Bewilligt“ –Ansicht, da die Entscheidung des zweiten Vorgesetzten noch nicht getroffen ist. Der Status des Antrages ist in folge dessen: in „Bearbeitung durch 2. Vorgesetzten (Gläser Paul). Sofern nur ein Vorgesetzter definiert ist, erscheint der Antrag sofort in Postfach Bewilligt. Sobald der 2. Vorgesetzte den Antragseingang öffnet, erhält er folgende Darstellung: Der zweite Vorgesetzte sieht nun, dass der Antrag Nr.
Software Sobald der zweite Vorgesetzte nun auch bewilligt hat, sieht man in der Historie rechts den Status des Antrages: Wenn der 1.
timeCard 6 Beispiel 2: Dem Mitarbeiter sind zwei Vorgesetzte hinterlegt. Vorgesetzter 1: bewilligt den Antrag Vorgesetzter 2: lehnt den Antrag ab Der Antragsweg verläuft bei dem ersten Vorgesetzten gleich wie oben in Beispiel 1 beschrieben.
Software Der Antrag befindet sich nun im Postfach Abgelehnt des zweiten Vorgesetzten. Der 1. Vorgesetzte erhält folgende Ansicht: Der Antrag ist in der „Abgelehnt Ansicht“. Entscheidungsgrund (falls eingefügt) vom 2. Vorgesetzten und Historienveränderung werden angezeigt.
timeCard 6 Beispiel 3: Dem Mitarbeiter sind zwei Vorgesetzte hinterlegt. Vorgesetzter 1: lehnt den Antrag ab Vorgesetzter 2: nach Ablehnung durch den ersten Vorgesetzten ist der Antrag für den zweiten Vorgesetzten nicht ersichtlich. Der erste Vorgesetzte lehnt den Antrag ab: Der 2. Vorgesetzte bekommt den Antrag somit nicht zur Genehmigung. Der Antrag wird sofort in das „Abgelehnt"-Postfach verschoben.
Software 4.5.17.1.2.3 Stornieren Voraussetzung Es liegt ein bewilligter Abwesenheitsantrag vor. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Urlaubs-, Schicht und Abwesenheitsplanung > Meine Anträge und wählen Sie einen zu ändernden Antrag. Es werden Informationen über den bewilligten Abwesenheitsantrag angezeigt. 2. Klicken Sie diesen Antrag stornieren. 3. Machen Sie folgende Angaben Beschreibung Hinterlegen Sie optional eine Notiz.
timeCard 6 2. Aktivieren Sie die Option nicht im Hause, legen Sie den Zeitraum fest, und wählen Sie Ihre Vertretung aus. Klicken Sie OK. Sie haben die Vertretung ausgewählt. Ihre Vertretung kann sich anmelden. 4.5.17.2 Abwesenheitsplanung Die Abwesenheitsplanung gibt Ihnen die Möglichkeit durch das Antragsverfahren Abwesenheiten zu erstellen und in der Ansichtsmaske eine Übersicht über die Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erhalten. Die Abwesenheitsplanung läuft in zwei Schritten ab: 1.
Software 1. Selektion filtern Durch Steuerung + klicken der linken Maustaste können in der Hauptmaske einzelne Mitarbeiter selektiert werden. Um diese zu Filtern wählen Sie Selektion filtern. Er werden nun nur die ausgewählten Mitarbeiter angezeigt. 2. Mehrfache Abwesenheiten (z. B. Betriebsruhe) Betriebsurlaub kann z. B. durch Markieren des Zeitraumes in der KW-Übersicht und rechter Maustaste/ Abwesenheit erstellen für mehrere Mitarbeiter zugewiesen werden. 3.
timeCard 6 2. Klicken Sie die Neu Schaltfläche. Geben Sie die gewünschten Kriterien ein oder wählen Sie diese aus. 3. Klicken Sie Übernehmen. Sie haben einen Filter definiert. Ab jetzt können Sie den Filter jederzeit in der Projektverwaltung und in der Mitarbeiteransicht über die Filterverwaltung nutzen. Der Filter bleibt solange aktiv, bis er manuell deaktiviert wird. 4.5.19 Auswertung Sie können in timeCard verschiedene Auswertungen erstellen, um sich zu bestimmten Themen einen Überblick zu verschaffen.
Software 2. Markieren Sie einen oder mehrere Mitarbeiter. Definieren Sie im Feld Bewertung die Uhrzeit, die Sie untersuchen wollen, und wählen Sie dann aus, für welche Tage und für welchen Zeitraum die Auswertung ausgeführt werden soll. Klicken Sie Anzeigen. In der Auswertung werden die Mitarbeiter mit den Anwesenheitszeiten aufgeführt. 4.5.19.2 Sollanwesenheit anzeigen Die Sollanwesenheit der Mitarbeiter ermöglicht Ihnen zu ermitteln, welche Mitarbeiter zu bestimmten Zeitintervallen anwesend sind.
timeCard 6 In der Ansicht werden die Mitarbeiter mit Personalnummer und AZ-Profil angezeigt, die nach den ausgewählten Kriterien anwesend sein sollten. 4.5.19.3 Projekte auswerten 1. Wählen Sie Menü > Auswertung > Projektauswertung. 2. Wählen Sie die Einstellungen aus und klicken Sie OK. 3. Machen Sie folgende Angaben: Ziel der Auswertung Mitarbeiter / Projekt / Tätigkeit Sie können die Auswertung nach verschiedenen Kriterien durchführen: Mitarbeiter, Projekt oder Tätigkeit.
Software Tätigkeit anzeigen Kosten berechnen Aktivieren Sie diese Option, um die Kosten mit aufzulisten, die der Mitarbeiter verursacht hat. Dabei wird auf den festgelegten Verrechnungsstundensatz Projekt zugegriffen. Siehe Abrechnung 102 . Klicken Sie Anzeigen. Folgende Auswertung wird angezeigt. Sie können alle Auswertungen in eine Textdatei exportieren oder drucken. Weitere Informationen Für erweiterte Möglichkeiten siehe Reportgenerator 246 4.5.19.
timeCard 6 3. Wählen Sie aus, welche Daten angezeigt und wie die Monatsauswertung in der Anzeige in timeCard sowie in der Druckanzeige optisch dargestellt werden soll. Klicken Sie OK. Die Ansicht wird angepasst. 4. Um im Kalender zu blättern, klicken Sie die Schaltflächen Monat vor oder Monat zurück. Die Ansicht wird angepasst. 5. Um verschiedenen Mitarbeiter anzuzeigen, klicken Sie Mitarbeiter vor oder Mitarbeiter zurück. Die entsprechenden Mitarbeiter werden angezeigt.
Software 2. Wählen Sie aus, in welche Datei die Monatsdaten geschrieben werden sollen. Legen Sie fest, ob die existierende Exportdatei überschrieben werden soll. Wenn Sie dies nicht wünschen, dann deaktivieren Sie diese Option. Klicken Sie OK. Die Exportdatei wird geschrieben. 4.5.19.5 Mitarbeiterübersicht und Statistik anzeigen In der Mitarbeiterübersicht können Sie die Tagesdaten aller Mitarbeiter anzeigen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Auswertung > Monatsübersicht.
timeCard 6 3. Wählen Sie aus, für welche Auswertung Sie eine Statistik erstellen wollen. Sie haben folgende Optionen: Arbeitszeitprofil Wenn Sie diese Option wählen, dann geben Sie den gewünschten Zeitraum ein. Das hinterlegte Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters wird angezeigt. Wenn sich im Laufe des ausgewählten Zeitraumes das Arbeitszeitprofil geändert hat, dann wird Ihnen die Änderung ebenfalls angezeigt. Verrechnungsstunden- satz Projekt An der Mitarbeiterrolle ist ein Stundensatz hinterlegt.
Software Eine Ansicht mit der entsprechenden Statistik wird angezeigt. 4.5.19.6 Mitarbeiterereignisse anzeigen Wenn in der Personenverwaltung die notwendigen Daten wie Geburtstag, Eintrittdatum etc. eingegeben wurden, können Sie diese Ereignisse in einer Ansicht anzeigen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Auswertung > Mitarbeiterereignisse. Folgender Dialog wird angezeigt. Der Zeitraum in Tagen kann eingegeben werden (Voreinstellung 365 Tage). 2.
timeCard 6 2. Klicken Sie Filter, um die Anzeige nach bestimmten Kriterien zu filtern. Sie haben folgende Optionen: Alle Anwesenden Alle Abwesenden Tagesabwesenheit 4.5.19.8 Reportgenerator Mit dem Reportgenerator können Sie alle Daten, die in der Datenbank stehen oder berechnet werden, in eine MS Excel-Tabelle oder eine SCV-Datei ausgeben.
Software 2. Um ein neues Reportprofil zu erstellen, wählen Sie im Bereich Reportprofile > Neues Profil erstellen. Folgende Ansicht wird angezeigt. Das Feld Bezeichnung ist leer und im Feld Vorlage können Sie eine bestimmte Vorlage auswählen. Optional können Sie eine individuell erstellte Vorlage importieren. 3. Die auszuwählenden Vorlagen sind nahezu identisch mit den Feldern der vordefinierten Reportprofile.
timeCard 6 Reportprofile übernehmen und die Auswahl anpassen. Um Felder für Ihren Report zu selektieren, wählen Sie im Bereich verfügbare Felder einen Eintrag und schieben das Feld mit allen Untereinträgen oder nur einigen mit dem gelben Pfeil in den Bereich ausgewählte Felder. Klicken Sie Übernehmen. Sie haben ein Reportprofil erstellt. 4.5.19.8.
Software lassen. Siehe Reportprofil definieren 246 Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Auswertung > Report generieren. Folgender Dialog wird angezeigt. 2. Wählen Sie aus, welche Daten ausgewertet werden soll. Sie haben folgende Optionen: o Nur aktive Mitarbeiter o Nur inaktive Mitarbeiter o Alle Mitarbeiter 3. Klicken Sie OK. 4. Machen Sie folgende Angaben: Mitarbeitername Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Daten im Report erscheinen sollen. Durch Drücken von STRG+A wählen Sie alle Mitarbeiter aus.
timeCard 6 Anzeige der Gleitzeit: Siehe Kapitel Übersicht 160 . Gleitzeitkonto: Voraussetzungen: 1. Aktivierung des Gleitzeitlimits in Mitarbeiterrolle/Gleitzeit 2. Einschränkungen der Gleitzeit (positiv/negativ) Bitte beachten Sie, dass Salden grundsätzlich nur innerhalb des gesetzten Limits mit in den nächsten Abrechnungszeitraum übernommen werden. Zweites Gleitzeitkonto: Sie können ein zweites Gleitzeitkonto aktivieren.
Software 4.5.20.1 Karenzkonto Das Karenzkonto ist eine Art Bonuskonto, auf dem Stunden gesammelt werden, die durch die Funktion Überstundenkarenzzeit definiert werden. Die Überstundenkarenzzeit wird in der Personenverwaltung für jeden Mitarbeiter einzeln im Reiter Überstunden definiert. Die gesammelten Bonusstunden des Karenzkontos werden in der Monatsübersicht im Monatsausdruck des Mitarbeiters angezeigt. Weitere Informationen Ein Karenzkonto muss aktiviert werden.
timeCard 6 Die in der Lohnbuchhaltungssoftware angelegten Mitarbeiternummern müssen identisch mit den Mitarbeiternummern in timeCard sein. Sie sollten sich mit der Importfunktion Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware ausgiebig beschäftigt haben. Lesen Sie dazu die Dokumentation der Software gründlich. In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Daten importieren 252 Daten exportieren 256 4.5.21.1 Daten importieren Voraussetzungen Wenn Sie Alt-Daten haben, z.B.
Software o PC-Terminal 2. Wählen Sie die entsprechende txt.-Datei aus und importieren Sie sie. Beispiel: MegaPlus/Lohn Daten importieren Die Mitarbeiterstammdaten können direkt aus der Software MegaPlus/Lohn importiert werden. Dies geschieht durch Direktzugriff auf den MegaPlus/Lohn-Server und nicht über eine Exportdatei. 1. Wählen Sie Menü Datei > Import > Lohnschnittstelle > MegaPlus Lohn. 2. Hier geben Sie die Verbindungsdaten zum MegaPlus/Server an.
timeCard 6 KO - Kommen GE - Gehen PB - Projektbeginn PE - Projektende Account of absence Abwesenheitskonto, Abkürzung in Deutsch IST - Istzeit, bei normalen Kommen (KO) und Gehen (GE) -Buchungen, dieses Konto verwenden DG - Dienstgang AR - Arztbesuch BH - Behördenweg PAUSE - Pause ZA - Zeitausgleich KR - Krank SCHUL - Schule/Dienstreise GLEIT - Gleitzeit FREI1 bis FREI8 - für die frei definierten Abwesenheiten Project number Projektnummer, Pflichtfeld, wenn Projekte vorhanden Activity code Tätigkeitsnu
Software Surname Nachname Employees number Mitarbeiternummer Pass card number Ausweisnummer Working hour profile Arbeitszeitprofil, z.B. AZ_Profil_40 Holidays Urlaub in Tage oder Stunden, z.B. 24 Date of birth Geburtsdatum TT.MM.YYYY Entry Eintritt TT.MM.YYYY Start of recordation Erfassungsbeginn TT.MM.YYYY Monthly debit Monatssoll in Stunden, z.B. 20 Overtime limit Überstundenlimit in Stunden, z.B.
timeCard 6 Activation Aktivierung des Projekts 1 bedeutet aktiviert 0 bedeutet nicht aktiviert Wenn ein Projekt bereits existiert, dann wird nur das Feld ‚Activation’ berücksichtigt. Die Überprüfung findet anhand des Feldes ‚Project number’ statt. Terminal-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Terminal gekennzeichnet.
Software o Lohnbuchhaltung 2. Wenn Sie die Buchungen aller Mitarbeiter exportieren wollen, dann legen Sie zusätzlich noch fest, ob nur neue Buchungen oder Buchungen des gesamten Monats exportiert werden sollen. Wählen Sie die entsprechende txt-Datei aus und klicken Sie OK.
timeCard 6 Sofern Sie nicht alle Daten exportieren möchten, können Sie eine Vorauswahl treffen: 1. Erstellen Sie einen Filter. Siehe hierzu Kapitel Filterfunktion bestehenden Filter aus. 237 . oder wählen Sie einen 2. Aktivieren Sie den Filter. 3. Es werden nun die gewählten Mitarbeiter in der Hauptmaske angezeigt. Markieren Sie einen Mitarbeiter. 4. Wählen Sie nun Menü/Datei/Export/Monatsdaten aller Mitarbeiter exportieren aus. 5.
Software 3. Geben Sie die Firmennummer ein, legen Sie den Exportpfad fest, und klicken Sie OK. Die exportierte TXT-Datei kann jetzt mit Hilfe der Importschnittstelle importiert werden. Lesen Sie hierzu die Bedienungsanleitung der Buchhaltungssoftware. Weitere Informationen Mitarbeiterstammdaten können Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware MegaPlus/Lohn importieren. Siehe Daten importieren 252 4.5.21.4.3 exportieren - Janus 1. Wählen Sie im Menü > Datei > Export > Lohnbuchhaltung > Janus.
timeCard 6 3. Wählen Sie im Feld Datenübergabe zwischen Nettoarbeitszeiten und von-bis-Arbeitszeiten, legen Sie den Exportpfad fest, klicken Sie OK, und klicken Sie Export. Wenn inkonsistente Buchungen vorliegen, dann erhalten Sie eine Meldung mit der Möglichkeit, die betroffenen Mitarbeiter anzuzeigen. Korrigieren Sie die Inkonsistenz und wiederholen Sie den Vorgang. Die exportierte TXT-Datei kann jetzt mit Hilfe der Importschnittstelle importiert werden.
Software 4.5.21.5 Weitere Exportfunktionen 1. Mitarbeiter auswählen. Hauptansicht/Übersicht/Monatsübersicht--> Exportfunktion 2. Gehen Sie in Menü/Auswertung/Mitarbeiterübersicht. Nach Auswahl der Exportfunktion erhalten Sie die Übersicht aller Mitarbeiter mit : Nachname;Vorname;MA-Nr.;Gleitzeit;2. GZ-Konto;Resturlaub;Abteilung;Tagesstatus;; in einem .txt file.
timeCard 6 4.6 ZUTRITTSKONTROLLE Die Zutrittskontrolle (ZuKo) ist ein Modul des timeCard-Systems und wird über die Basislizenz Zutrittskontrolle (5 Personen) freigeschaltet. Mit diesem Modul des timeCard-Systems definieren Sie den Zutritt von Mitarbeitern zu allen Bereichen der Unternehmensgebäude. Für die Zutrittskontrolle ist der externe RFID-Leser (DES) 37 zu nutzen, der im Multiterminal RFID (DES) eingebaute RFID-Leser dient ausschließlich der Zeiterfassung.
Software Definition des Zutrittsprofils Besucherverwaltung Ausweise 283 285 Logbücher 4.6.1 266 288 Hauptmaske In der Hauptmaske der Zutrittskontrolle finden Sie folgende Elemente: Personengruppe Anzeige der bereits angelegten Personengruppen. Weitere Informationen finden unter Gruppenprofil erstellen 273 Eingangs -und Berechtigungsgruppen Anzeige der angelegten Eingangs- und Berechtigungsgruppen.
timeCard 6 Allgemeine Informationen über den Aufbau der Hauptmaske finden Sie unter Zeitraumübersicht 4.6.1.1 264 . Zeitraumübersicht Die Zeitraumübersicht bietet eine grafische Übersicht über die Berechtigungen. Zur Visualisierung werden folgende Farben verwendet: Rosa: Kein Zutritt definiert. Der Zutritt wird verweigert. Grün: Der Zutritt wird gewährt. Rot: Der Zutritt wird verweigert. Wenn ein kompletter Zeitraum als gewährt bzw.
Software generiert und bei der Datenübertragung verwendet. Siehe Datenübertragung 279 Sie können ZuKo-Schlüssel exportieren und importieren, beispielsweise, wenn Sie mit dem timeCard Server umziehen und die Software auf einem neuen Server installieren. Im folgenden Abschnitt finden Sie diese Informationen: Zuko-Schlüssel erstellen ZuKo-Schlüssel exportieren 265 ZuKo-Schlüssel importieren 266 Terminalschlüssel 4.6.2.
timeCard 6 4.6.2.3 ZuKo-Schlüssel importieren 1. Wählen Sie Menü > Datei > ZuKo-Schlüssel importieren. Eine Sicherheitsfrage wird angezeigt. 2. Sie haben folgende Optionen: o Wenn Sie den bestehenden ZuKo-Schlüssel vor dem Überschreiben sichern wollen, dann bestätigen Sie mit Ja, und sichern Sie den bestehenden ZuKo-Schlüssel. o Wenn Sie den ZuKo-Schlüssel nicht sichern wollen, sondern einen bereits gesicherten ZuKoSchlüssel importieren wollen, dann wählen Sie Nein. 3.
Software Ablauf Sie haben folgende Optionen: timeCard Zutrittskontrolle bietet Ihnen einen Assistenten an, der Sie einfach durch diesen Prozess führt. Siehe ZuKo - Assistenten ausführen 267 Alternativ führen Sie die Schritte nacheinander durch. Siehe Zutrittsprofil für erfahrene Nutzer 4.6.3.1 272 ZuKo - Assistenten ausführen Mit dem ZuKo-Assistenten legen Sie geführt Zutrittsprofile an. Sie ordnen Ihre Mitarbeiter in Personengruppen und weisen ihnen damit die entsprechenden Gruppenprofile zu.
timeCard 6 Sie haben Personen angelegt. Siehe Benutzer anlegen 94 Sie haben Terminals angelegt. Siehe Netzwerkverbindung erstellen und bearbeiten 116 Vorgehensweise 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Assistent oben rechts im Bildschirm. Der Dialog ZuKo - Assistent wird angezeigt. 2. Tragen Sie im Feld Gruppe eine existierende Personengruppe ein. Wenn noch keine Personengruppe angelegt ist, oder Sie einen neue Personengruppe anlegen wollen, dann tragen Sie die neue Personengruppe ein.
Software 3. Wenn Sie einen neuen Eingang festlegen möchten, dann klicken Sie Neu. Folgender Dialog wird angezeigt. Machen Sie folgende Angaben und klicken Sie OK. Bezeichnung Geben Sie den Namen der Berechtigung ein. Bemerkung Optional können Sie eine Bemerkung eingeben. Zugehörige Geräte Aktivieren Sie das Terminal, das Sie dem Eingang zuweisen wollen. Sie können nur ein Terminal auswählen. 4.
timeCard 6 5. Wenn Sie eine neue Berechtigung anlegen möchten, dann klicken Sie Neu. Folgender Dialog wird Ihnen angezeigt. Geben Sie folgende Daten ein und klicken Sie OK. Bezeichnung 270 Geben Sie den Namen der Berechtigung ein.
Software Bemerkung Optional können Sie eine Bemerkung eingeben. Für Besuchsverwaltung freigeben Aktivieren Sie die Checkbox, um das Zutrittsprofil auch für Besucher zu verwenden. Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, dann ist das Zutrittsprofil für Besucher gesperrt. Lfd. Nr. timeCard vergibt diese Nummer, sobald Sie das Zutrittsprofil fertiggestellt haben. Startdatum Beginn der Berechtigung. Enddatum Ende der Berechtigung.
timeCard 6 7. Prüfen Sie das Profil mit den Berechtigungen. Um etwas zu verändern, klicken Sie Zurück. Wenn die Zuweisungen korrekt sind, dann klicken Sie Fertig. Hinweis Wenn Sie den ZuKo - Assistenten abbrechen, nachdem Sie bereits Daten eingegeben haben, dann bleiben diese Datensätze in der timeCard erhalten. Weitere Informationen Sie können Zutrittsprofile auch ohne Assistenten definieren. Siehe Definition Zutrittsprofil 4.6.3.
Software Sie kombinieren verschiedene Eingänge in Gruppen. 6. Zutrittsprofil übertragen 279 Die angelegten Zutrittsprofile müssen an das Terminal übertragen werden. Weitere Informationen Aktivierte Zutrittskontrolle Terminals 95 114 ZuKo-Assistenten ausführen 267 4.6.3.2.1 Gruppenprofil festlegen Sie legen das Gruppenprofil fest, um ein Zutrittsprofil zu erstellen. Um ein Gruppenprofil zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Personengruppe anlegen 2.
timeCard 6 Weitere Informationen Besucherverwaltung 283 4.6.3.2.2 Eingangsprofil festlegen Sie legen das Eingangsprofil fest, um ein Zutrittsprofil zu erstellen. Um ein Eingangsprofil zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Eingangsgruppe anlegen 2. Eingänge anlegen und bearbeiten 3. Eingänge der Eingangsgruppe zuweisen Eingangsgruppe anlegen 1. Wählen Sie im Hauptmenü > Übersicht und klicken Sie im Bereich Eingang- und Berechtigungsgruppen auf das Neu Icon > neue Eingangsgruppe.
Software Der folgende Dialog wird angezeigt. 2. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für den neuen Eingang ein. Im Feld Bemerkung geben Sie optional eine Notiz ein. Wählen Sie die Registerkarte Zugehörige Geräte und weisen Sie dem Eingang ein Terminal aus der Liste zu. Es kann immer nur ein Terminal einem Eingang zugeordnet werden. Bestätigen Sie mit OK. Der neue Eingang wurde angelegt. 3. Wählen Sie die Registerkarte Terminalleinstellungen, um weitere Einstellungen vorzunehmen.
timeCard 6 Hinweis: Die Schließvorrichtung kann nur in Verbindung mit der Sperrzeit verwendet werden. Wenn eine Sperrzeit definiert ist, dann zieht das Relais2 in der definierten Schließzeit an. Ist die Schließvorrichtung auf daueraktiv gestellt, dann wird das Relais in der kompletten Sperrzeit aktiviert. Türüberwachung Verschiedene Einstellungen vornehmen. Um diese Einstellung nutzen zu können, muss ein entsprechender Sensor Pegel am Terminal angeschlossen sein. Über die Zeiteingabe – max.
Software 2. Berechtigungen anlegen 3. Berechtigungen der Gruppe zuordnen 4. Berechtigungsgruppen den Personengruppen zuordnen Berechtigungsgruppe anlegen 1. Wählen Sie im Hauptmenü > Übersicht und klicken Sie im Bereich Eingang- und Berechtigungsgruppen auf das Neu Icon > neue Berechtigungsgruppe. Folgender Dialog wird angezeigt. 2. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die neue Berechtigungsgruppe ein. Im Feld Bemerkung geben Sie optional eine Notiz ein.
timeCard 6 2. Geben Sie folgende Daten an: Bezeichnung Geben Sie den Namen der Berechtigung ein. Bemerkung Optional können Sie eine Bemerkung eingeben. Für Aktivieren Sie die Checkbox, um die Berechtigung auch für Besucher zu Besuchsverwaltung verwenden. Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, dann ist die freigeben Berechtigung für Besucher gesperrt. 278 Lfd. Nr. timeCard vergibt diese Nummer, sobald Sie die Berechtigung fertiggestellt haben. Startdatum Beginn der Berechtigung.
Software jährlich Zutritt an jedem 1. Juni eines Jahres von 7.00 - 18.00 Uhr Beispiel für Zeitbeginn und Zeitende In den Feldern Zeitbeginn und Zeitende sind Eingaben zwischen (einschließlich) 0/00 Uhr und 23:59 Uhr möglich. Wenn eine Einstellung zwischen 11:00 und 7:00 gewünscht ist, dann müssen Sie ZWEI Berechtigungsprofile erstellen: 1. 11:00-23:59 Uhr und 2. 00:00-7:00 Uhr. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Die neue Berechtigung wurde angelegt. 3. Weisen Sie die Berechtigung einer Gruppe zu.
timeCard 6 2. Wählen Sie eine Person und ein Terminal aus, und wählen Sie Datum und Zeit aus. Drücken Sie Zutritt prüfen. Obiges Beispiel: Herr Peter Hermann hat am 19.08.2015 um 07:22 Uhr eine Zutrittsberechtigung am Terminal "Produktion". 4.6.3.4 Türstatusanzeige Mit dieser Funktion können Sie prüfen, ob eine Tür geöffnet oder geschlossen ist. Voraussetzung Am Terminal ist die Einstellung Türstatus aktivieren bei der Türüberwachung ausgewählt.
Software 4.6.3.5 Aktueller Übertragungsstatus Mit dieser Funktion können Sie jederzeit den Status der Datenübertragung zwischen Terminal und Server prüfen. Hier können Sie den Übertragungsstatus anzeigen: Einstiegsbildschirm > Aktueller Übertragungsstatus Hauptmaske > Übertragung > aktueller Übertragungsstatus timeCard zeigt Ihnen alle Eingänge an, und zu welchem Zeitpunkt die letzte Datenübertragung zwischen Terminal und Server pro Eingang stattgefunden hat.
timeCard 6 4.6.3.5.1 Hintergrund - Übertragung Mit dieser Funktion starten Sie manuell die Übertragung der Zutrittsdaten. Die Übertragung erfolgt zeitversetzt, sobald das Terminal nicht arbeitet. Voraussetzung Das Terminal ist online. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Hauptmaske > Übertragung > Hintergrund - Übertragung Sie werden gefragt ob Sie die Daten im Hintergrund übertragen möchten. 2. Klicken Sie OK. Die Zutrittsdaten werden im Hintergrund übertragen.
Software Sobald die Meldung angezeigt wird, ist das Terminal wieder online und einsatzbereit. Weitere Informationen Ausweise sperren oder Ausweissperren aufheben 4.6.4 287 Besucherverwaltung Mit der Besucherverwaltung können Sie Besuchern Zutritt zu Ihrem Unternehmen erlauben. Sie legen die Besucher in timeCard an, weisen sie einer Personengruppe zu und können eine Historie einsehen.
timeCard 6 2. Klicken Sie im Bereich Besucher auf neuen Besucherausweis anlegen. Geben Sie auf der Registerkarte Besucherdaten die Personalien des Besuchers ein. Wenn der Besucher seinen Personalausweis vorgelegt hat, dann markieren Sie dies mit Ja. Diese Information wird Ihnen im Logbuch unter Besucherausweis-Buchungen angezeigt. 3. Wählen Sie die Registerkarte Profil. 4. Legen Sie die Zutrittsrechte mit Datum und Uhrzeit (von – bis) fest.
Software Weitere Informationen Im Logbuch können Sie Besucherausweis-Buchungen einsehen. Siehe Besucherausweis-Buchungen 293 4.6.4.2 Besucherhistorie anzeigen Sie können die Historie eines Besucherausweises anzeigen. Vorgehensweise Wählen Sie Menü > Verwaltung > Besucherausweise und wählen Sie die Registerkarte Historie. Sie erhalten Informationen über die Rücknahme des Schlüssel, ob das Profil erweitert wurde und zu welcher Zeit bestimmte Eingänge freigeschaltet waren. 4.6.
timeCard 6 2. Geben Sie nun den Terminalschlüssel ein. Hierbei handelt es sich um den 32-stelligen Terminalschlüssel, den Sie dem Terminal vergeben haben. Klicken Sie neuer Hashwert übernehmen. Der Terminalschlüssel wird für alle folgenden Initialisierungen übernommen. 3. Halten Sie den Ausweis an das Kartenlesegerät oder schieben Sie den Ausweis in das Gerät ein. Die Schaltflächen Ausweis löschen und Ausweis anlegen werden aktiviert. 4.
Software 4.6.5.2 Ausweise sperren oder entsperren Sie können Ausweise sperren, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter diesen verloren oder das Unternehmen verlassen hat. Sie können die Daten sofort an das Terminal übertragen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Menü > Verwaltung > Ausweis Sperren / Freigeben. Folgender Dialog wird angezeigt. 2. Sie haben folgende Optionen: o Ausweis sperren o Ausweissperre aufheben Ausweis sperren 1.
timeCard 6 o Um eine Express-Übertragung zu starten, klicken Sie Ja. o Um auf die Hintergrundaktualisierung zu warten, klicken Sie Nein. Die Ausweissperre ist aufgehoben. Weitere Informationen Express-Übertragung 4.6.6 282 Logbücher Die Logbücher sind chronologisch fortlaufende Aufzeichnungen, in denen Sie sich über verschiedene Buchungen einen Überblick verschaffen können.
Software Sie erhalten folgende Informationen: archivierte Alarmbuchungen laden Klicken Sie das Icon und wählen Sie eine der folgenden Einstellungen aus: nicht erledigte Alarme anzeigen heutige Alarme anzeigen gestrige Alarme anzeigen Alarme des Monats anzeigen Alarme der letzten 12 Monate anzeigen alle Alarme anzeigen Alarmbuchung als erledigt markieren Markieren Sie eine Buchung, klicken Sie das Icon und OK. und archivieren Daten exportieren Klicken Sie das Icon und klicken Sie OK.
timeCard 6 4.6.6.2 ZuKo-Buchungen Mit dieser Funktion zeigen Sie ZuKo-Buchungen für jeden beliebigen Tag an. Die Zutrittskontrolle bucht jeden Zutritt und jeden nicht gewährten Zutritt zum Gebäude. Hier können Sie ZuKo-Buchungen einsehen: Hauptmaske > Logbücher > ZuKo-Buchungen Sie erhalten folgende Informationen: ZuKoBuchungen laden Klicken Sie das Icon und wählen Sie ein Datum aus, von dem Sie die ZuKoBuchungen einsehen wollen. Die Buchungen werden angezeigt.
Software Zutrittsperson Zeigt die Zutrittsperson an. 4.6.6.3 Türstatus-Buchungen Mit dieser Funktion zeigen Sie alle Türbewegungen an. Der Zeitpunkt der Türöffnung und Türschließung sowie die Zeitdauer wird gebucht. Das Anzeigedatum bestimmen Sie über einen Kalender.
timeCard 6 4.6.6.4 Übertragungsprotokolle Diese Funktion zeigt die Übertragungsprotokolle der Zutrittsdateien zu den verschiedenen Terminals an.
Software 4.6.6.5 Besucherausweis-Buchungen Mit dieser Funktion sehen Sie, welche Besucher Ihr Gebäude betreten und verlassen haben.
timeCard 6 4.7 PERSONALVERWALTUNG Mit diesem Modul verwalten Sie Ihre Mitarbeiter zentral. Die hoch sichere Personalakte liefert Ihnen stets eine optimale Übersicht über alle Mitarbeiterdaten: Die Funktionalitäten reichen von einem Gehaltsentwicklungsdiagramm über ein Vorschlagswesen für beispielsweise Gehaltserhöhungen bis zu einer einfachen Dokumentenverwaltung. Diese Funktionalitäten sowie ein individueller Berechtigungszugang sind die Ideale Ergänzung zur REINER SCT Zeiterfassung.
Software 4.7.2 Personen In der Personenverwaltung legen Sie Personen in der Datenbank an und weisen Ihnen bestimmte Rollen zu: Benutzerrollen und Mitarbeiterrollen. Unabhängig von der Rollenzuweisung handelt es sich bei jedem Eintrag um eine Person. Die Funktion der Personenverwaltung ist eine modulübergreifende Funktion. Spezifisch für das Modul Personalverwaltung ist die Funktion Personalakte. Lizenzen Die für das Modul Personalverwaltung benötigten Lizenzen werden Personenlizenzen genannt.
timeCard 6 2. Folgende Meldung wird angezeigt: Für die Personalverwaltung ist ein Datenschutzadministrator erforderlich. Möchten Sie die Funktionsrechte jetzt vergeben? Klicken Sie OK. Ein Dialog wird angezeigt. 3. Wählen Sie im linken Bereich Ihren eigenen Namen, tragen Sie die Passwörter ein und sichern Sie. 4. Loggen Sie sich erneut ein. Ihre Rolle als Datenschutz-Administrator ist jetzt aktiv.
Software 4.7.2.1.2 anlegen (andere Person) Als Super-Administrator können Sie Datenschutz-Administrator Rechte vergeben, ohne selbst Datenschutz-Administrator zu sein. Voraussetzungen Die Benutzergruppe Super-Administrator ist Ihnen zugewiesen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Personen > Benutzerrolle und schieben Sie den Schalter auf An. Der Bereich Verifizieren wird angezeigt. 2. In der angezeigten Meldung Für die Personalverwaltung ist ein Datenschutzadministrator erforderlich.
timeCard 6 2. Wählen Sie im Bereich Alle Personen eine Person aus, und drücken Sie die DA Rechte hinzufügen Schaltfläche. Sie haben die Datenschutz-Administratoren Rechte zugewiesen. Im Alle Personen Bereich ist die Person mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. 3. Beim nächsten Einloggen wird timeCard abfragen, ob die eigene Personalakte oder die Personalakten aller Mitarbeiter bearbeitet werden soll. Wählen Sie Für alle Mitarbeiter aus, sonst kann nur der eigene Datensatz bearbeitet werden.
Software 4.7.3 Personalakte anlegen Die Funktionen der Personalakte sind spezifisch für die Personalverwaltung und unterscheiden sie von der Zeiterfassung. Um die Personalakte vollständig anzulegen, geben Sie Informationen über die Mitarbeiter ein. Um die Gehalt-/Lohndaten und die Dokumentenverwaltung einsehen zu können, muss die Personalakte für den jeweiligen Mitarbeiter angelegt sein. Voraussetzung Sie haben Datenschutz-Administrator Rechte.
timeCard 6 4.7.4 Datenschlüssel löschen Die Personalakte darf aus Sicherheitsgründen nur mit einem Passwort und von einem Datenschutzadministrator eingesehen und gepflegt werden. Bitte bewahren Sie diese Passwörter sicher auf. REINER SCT kann diese nicht wieder rekonstruieren. Es gibt bei Verlust der Passwörter nur eine Möglichkeit wieder in die Personalakte einsehen zu dürfen: Es muss der Datenschlüssel gelöscht werden.
Software 4.7.5 Gehalt-Lohndaten In Gehalt-/Lohndaten sehen Sie die Daten der Personen und Mitarbeiter, für die in der Personenverwaltung eine Personalakte angelegt wurde. In den folgenden Abschnitten finden Sie diese Informationen: Entgelt 301 Statistikanzeige 4.7.5.1 302 Entgelt eintragen Sie können das Entgelt verwalten und die Entgeltentwicklung einsehen. Sie hinterlegen die Lohnart und können Bemerkungen notieren. Voraussetzung Sie haben Datenschutz-Administrator Rechte.
timeCard 6 Sie haben Datenschutz-Administrator Rechte. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie die Ansicht über Personalverwaltung > Gehalt-/Lohndaten > Entgelt. Die Entgelt Ansicht wird Ihnen angezeigt. 2. Um ein Entgelt zu ändern, wählen Sie einen Mitarbeiter aus, klicken auf den Eintrag, den Sie ändern wollen, nehmen die Änderungen vor, und klicken die Übernehmen Schaltfläche. 4.7.5.2 Statistikanzeige Mit dieser Funktion können Sie eine Statistik über die Gehalt- und Lohnentwicklung pro Mitarbeiter anzeigen.
Software Die Personalakte des Mitarbeiters ist angelegt. Vorgehensweise 1. Öffnen Sie die Ansicht über Personalverwaltung > Dokumentenverwaltung. 2. Um ein Dokument hinzuzufügen, wählen Sie einen Mitarbeiter aus und klicken auf die Neu Schaltfläche. Der Explorer Ihres PC wird angezeigt. 3. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie hinzufügen wollen, und wählen Sie es aus.
timeCard 6 5 Anhang 5.1 Glossar Abwesenheitskonto In den Abwesenheitskonten sind Gründe für Abwesenheiten definiert. Dabei können Sie entscheiden, ob diese Abwesenheiten als Arbeitszeit oder als Abwesend gebucht werden. Arbeitszeitprofil In den Arbeitszeitprofilen werden alle Parameter der täglichen Arbeitszeit definiert. Ausweisnummer Die Ausweisnummer, die auf den Chipkarten steht, wird eindeutig einem Mitarbeiter zugewiesen.
Anhang Mitarbeiter auf. Kernzeit In der Kernzeit besteht Anwesenheitspflicht. Wird in der Zeit nicht gearbeitet, erscheint ein Hinweis im Kalender auf Kernzeitverletzung und der entsprechende Tag wird dunkelrot markiert. Mitarbeiter Eine Person mit einer Mitarbeiterrolle. Mitarbeiternummer Sie können dem Mitarbeiter eine frei vergebbare Nummer zuweisen., die bei allen Auswertungen des Mitarbeiters angezeigt wird.
timeCard 6 5.2 Konformitätserklärung 5.2.
Anhang 5.2.
timeCard 6 5.2.
Anhang 5.2.
timeCard 6 5.2.
Anhang 5.2.
timeCard 6 5.2.
Anhang 5.3 Support Support Sollten Sie Fragen zur Installation, zur Bedienung oder zu den vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten von timeCard haben, stehen wir Ihnen mit unserem Herstellerservice gerne zur Verfügung. Alle Angaben ohne Gewähr. REINER SCT Reiner Kartengeräte GmbH & Co. KG Baumannstraße 18 D-78120 Furtwangen Mail: support@reiner-sct.com URL: www.reiner-sct.
timeCard 6 Datenschutz-Administsrator Eingänge 274 Eingangsgruppe 274 Feiertag 204 Feiertagsprofil 204 Mitarbeiter 96 Personakte 299 Personengruppe 273 Super-Administrator 94 Terminal 116 Zeitzuschlagsprofil 182 Zutrittsprofil 267 Index -..ini Format 85 Format 252, 253 .
Arbeitszeitprofil Wochentage einstellen Zuweisen 211 Beispiel Auffüllung bis zum Tagessoll 175 Auswertung - Option Rundung 180 Ersatzzeit-Einstellungen 175 Importdatei 253 Pausenschwellwert wird überschritten 178 Pausenschwellwert wird unterschritten 178 Pausenzeit wird überschritten 165, 167 Pausenzeit wird unterschritten 165, 167 Profilerkennungsregel 208 Schichtarbeit 214 165, 167 Archiv Anzeigen 126 Erstellen 126 Laden 126 Update 127 Archivieren Alarm-Buchungen 288 Archivserver Aktivieren 109 Deakt
timeCard 6 Terminalupdate Update 87 -DDaten Exportieren Importieren 252 252 Datenbank Deinstallieren 88 Datenbankname 110 Anzeigen 110 Datenbanksicherung Definieren 110 Datenexport 251 Datenimport 251 Datenschutz-Administsrator Anlegen 295, 297 Rechte entziehen 298 Datensicherung 123 Erstellen 123 Wiederherstellen 124 Datenübertragung 281 Datev 260 Deaktivieren Archivserver 109 Definieren Änderungsprotokoll 109 Anzeige 114 Arbeitszeit 98 Datenbanksicherung 110 Reportfeld 248 Reportprofil 246 Schichtpla
Export 251 Exportieren Alarmbuchungen 288 Daten 252 Lohnbuchhaltung 258, 259, 260 Monatsübersicht 241, 257 ZuKo-Schlüssel 265 Expressübertragung Starten 282 Feiertagsliste Importieren 204 Initialisieren Ausweis 203 Feiertagsprofil 94 Anlegen 204 Feiertagsverwaltung 201 Festlegen Berechtigungsprofil 276 Eingangsprofil 274 Gruppenprofil 273 Filterfunktion Mitarbeiter 237 Projekte 237 Filtern Ansicht des AZ-Profils 163 301 Gleitzeit (GLEIT) 152 Gruppenprofil festlegen 273 74 Kalender Konfigurieren 1
timeCard 6 Manuell ändern Löschen Abteilung 200 Ausweis 285 Buchung 158 Zeitzuschlagsprofil PC-Terminal 74 Installieren 74 Starten 76 182 PC-Terminal Hauptmaske Personalakte 105 Anlegen 299 -MManuell ändern Pausenzeit Personalverwaltung 294 Hauptmaske 294 Starten 294 Manuelle Terminalabfrage Durchführen 114 Personen 295 Personengruppe zuweisen MegaPlus/Lohn Importieren 252 Personengruppe Anlegen 273 Personen zuweisen Migration 73 Migrationsdaten Importieren 124 Personenverwaltung Persönliche Date
Schichtbetrieb Aktivieren 98 Schichtplan Zuweisen -TTätigkeit Definieren 209 211 Schichtplanungsassistent Schichtprofil Definieren 209 Terminal Abfrageintervall 114 Anlegen 116 Zutrittsberechtigung 279 209 Schlosskonfiguration 119 Schlüsselmanagement 264 Schule/Dienstreise (SCHUL) 152 Server-Einstellungen Definieren 109 Terminalabfrage 151 Manuell durchführen Terminaldaten Einlesen 151 Terminaleinstellungen 114 Terminalschlüssel 266 Terminalstatistik 114 Anzeigen 121 88 Software-Installation Start
timeCard 6 Urlaub (UR) 152 Urlaubs- und Abwesenheitsplanung Verlängern Besucherausweis 283 Zutrittskontrolle Berechtigung Hauptmaske Verschlüsselung 111 Vertretung Auswählen 235 Verwalten Benutzergruppen 128 Persönliche Daten 97 Vordefinierte Feiertage 203 Web-Server 77 App 79 War-Dateien 79 Web-Interface 79 Web-Terminal 80 Wechseln Buchungsart 159 124 Wizard 267 Wochentage Im AZ-Profil einstellen 165, 167 -ZZeitausgleich (ZA) 152 Zeiten Berechnen 161 Zeitraum Erfassen 147 152 Zeitraumübersicht
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